今は「電子契約書」の時代！電子契約書のひな型を紹介

契約書を作成する場合に使用する「ひな形」は効率よく作ることができて、何かと便利なものです。

もし、電子契約書を自社が導入した場合、これまでのひな形はそのまま使用することができるのでしょうか。またイチから作るとなると、種類が多い場合には大きな手間になりそうですね。

今回は電子契約書の「ひな形」についてご紹介します。

紙と電子では契約書の内容は何が違うのでしょうか。また、それらを修正する場合に注意すべき点や、便利なコツもお伝えします。

電子契約書とは？

電子契約書と従来の紙ベースで行ってきた契約とではどのような違いがあるのでしょうか。また合意内容の証拠力はあるのでしょうか。

電子契約とは？

従来「契約書」と言えば「紙」に印鑑を押印して交わすものでした。近年では、この契約書の代わりに「電子データに電子署名」が合意成立の手段となっています。

契約書に欠かせなかった印鑑は必要なく、代わりに「電子署名」や「タイムスタンプ」を使用し合意成立の証拠とします。

Web上で契約締結する方法が「電子契約」なのです。ペーパーレスで効率的であることから、電子契約を取り入れる企業は増え続けています。

電子契約書のメリット

まず、紙の契約書を作成する場合には印刷代、インク代、製本テープ代、郵送費、収入印紙の費用が必要となります。そして、契約書を保管するためには、その場所やキャビネットも用意しなければなりません。

電子契約書は「紙」などの「モノ」が発生しないため、これらの費用は一切かかりません。契約書はクラウド上で保管するので、保管場所も不要です。大きなコストカットが期待できます。

また、紙の契約書には合意者の「捺印」が必要です。合意者の人数が多ければ、それだけ時間がかかります。契約書の制作には「作成時間」と「相手への郵送、返送」の日数もかかりますから、1つを作成するにも随分と時間がかかってしまいます。

電子契約書は文書を作成したらメールで相手に送るだけなので、数時間で契約締結することも可能です。契約書作成に使っていた時間を、別の業務のために使うことができます。保管後もPC上で検索すれば、すぐに見つけることも可能です。

そして、それらを管理するうえで問題になってくるのは「管理漏れ」や「情報漏洩」です。資料室などで厳重な管理をしていても、これらを完璧に守ることは難しいことです。

電子契約書はクラウド上で高いセキュリティの中で保管されます。誰がいつ作成したのか等の詳細が全て記録されますし、「データの改ざん」や「紛失」のリスクを軽減することが可能です。紙の契約書のように紛失するリスクが少なくコンプライアンス強化にもつながります。

電子契約書のデメリット

電子契約が認められている書類は年々増えていますが、一部の書類は利用することができません。定期借地契約、定期建物賃貸借契約、投資信託契約の約款、特定商品取引法で書面交付義務が定められているものは、紙での契約書のみとなります。

また、電子契約のサーバーは中央集権型なので、もしそこがハッカー攻撃を受けてしまうと、データを守りきれない可能性もあります。これらの理由もあり、契約相手に「電子契約」を受け入れてもらえない場合も考えられます。

電子契約書のひな形を用意することの意味

電子契約のサービスとして「ひな形」の種類の多さを売りにしているものは多く見かけます。

電子契約書は従来のものと文言が異なりますし、何よりひな形があると作製時間を短縮することもできて、メリットも多いのです。電子契約書のひな形を用意することの意味についてご紹介します。

電子契約書は紙の契約書と適切な文言が異なる

紙の契約書の場合、前文の文言として「甲と乙は、本契約成立の証として、本書2通を作成し、両者記名押印のうえ、各自1通を保有するものとする」という定型文が使われています。
しかし、電子契約書の場合は「記名捺印」はできませんし、書類はクラウド上で管理するため保有に関しても訂正が必要となります。

これまでに利用していたひな形を流用する場合は、こういった箇所を訂正、追加したうえで使用する必要があります。

押印位置を固定化できる

本来、電子契約書には「押印」は必要ありません。しかし、文書を印刷した際に印影がないと、案をプリントアウトしたものなのか、締結済みなのかが、パッと見た時に分かりづらいことがあります。

このような場合に使う擬似的な印影の場所を、ひな形で固定化することができます。文末ではなく、文頭に持ってくると、本文の長さに左右されません。

文書によって修正・追記しながら作成すると効率が良い

契約書は種類や内容によって内容が異なります。

そのような場合でも、ひな形をベースにして修正や追記をしながら作成すると、効率も良く、ちょっとした入力ミスも防ぐことができて安心です。

電子契約書のひな形を利用する際の注意点

「ひな形」は便利なものです。インターネット上には契約書のひな形が多数存在しますから、それらを引用して使用する場合や、社内でこれまで使用してきたものを使うこともあるでしょう。

しかし電子契約書にそれらのひな形を使用する場合には、幾つかの注意点があります。取り返しのつかない事態に発展する場合もあるので、しっかりと把握しておきましょう。

ネット上のテンプレートをそのまま使用しない

ネット上のテンプレートをそのまま使用してしまうと、実際の取引内容が異なってしまうことがあります。その結果「契約違反」と相手側から言われてしまうこともあるのです。

ネット上のテンプレートは手に入りやすく便利ですが、そのまま利用せずに、あくまで参考程度に留めることが大切です。

紙の契約書用のひな形をそのまま使用しない

電子契約書を導入した場合に、これまで自社で使用していた紙の契約書のひな形を、そのまま利用することはできません。なぜならば、署名方法や保管方法が異なるので、文言が違ってくるのです。

これまで自社で使っていた契約書をベースにしながら「記名捺印」や「保管について」などの、紙と電子で異なる部分のみを修正していくと良いでしょう。

紙の契約書が必要な契約書用のひな形を残しておく

自社が電子契約を導入したとしても、一部の書類では紙の契約書しか認められていないものもあります。

完全に破棄することなく、紙の契約書用テンプレートとして残しておきましょう。

電子署名に関する社内フローの見直し

これまでにも「契約書に関するフロー」が社内には存在したと思いますが、電子契約書に切り替える際には、これまでのフローを見直す必要が出てきます。

作業工程や保管方法も全く異なるものになるので、必要な箇所を変更しておきましょう。

おすすめの電子契約サービス5選

電子契約サービスは多く存在します。いずれも高いセキュリティを誇り、サービスの内容もさまざま異なり選びやすいものとなっています。ひな形の充実度も高いものばかりです。

これらのサービスのなかで、特におすすめのサービスを5つご紹介します。導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

クラウドサイン

「弁護士ドットコム」が提供しているサービスです。相手側がクラウドサインを利用していなくても問題なく契約を結ぶことができるので、電子契約を導入していない企業を相手とする場合や、アルバイトとの雇用契約などにも効率よく利用することができます。

契約の専門家が提供しているので、最新の法令に基づきアップデートされている点も安心できます。

ホームズクラウド

ホームズクラウドはテンプレートの多さが評判です。専門分野の弁護士が作成した300種類以上のテンプレートが用意されています。

毎週、新しい契約書も追加されるので、テンプレートから自由に編集して自社の契約書に合わせたものを作成することができます。作成した契約書はURLを表示できるので、メールやチャットで送ることができます。

BtoBプラットフォーム契約書

強固なセキュリティと優れた機能に加え、良心的な価格が人気のサービスです。見積書、受発注書、請求書などもまとめて同じアカウントで電子管理することができます。

将来的に社内で扱う書類の、全体的な電子化を考えているのであれば最適だと言えます。

NINJA SIGN

電子契約サービスは、使用料の他に書類送信毎に別途費用がかかる従量課金システムが一般的ですが、NINJA SIGNの書類送信は何通送信しても0円です。取り扱う書類が多い企業におすすめです。

書類作成時にGoogleドキュメントを使用するので、簡単に作成できる点も評判です。また、充実したサポートにも定評があるので、初めての導入の際にも安心ですね。

GMO電子印鑑Agree

企業のITインフラを支えるGMOが提供するサービスです。保管する文書を探しやすい検索機能や、フォルダ毎に整理できるなどの管理機能も充実しています。

政府が使用している電子契約書「GMOグローバルサイン」と直接連携していますので、より安全性を求める企業に最適です。

まとめ

紙の契約書から電子契約書へ移行する際にでも、充実したひな形が用意されているので、安心できますね。

電子契約書を使うようになり、これまで3人で作っていたものが1人でできるようになったという事例もあり、時間や人件費の削減も期待できます。

紙の契約書作成にかけていた時間を、他の業務に使えるようになれば、更なる業績アップへもつながるでしょう。