「meet in」導入で社内コミュニケーションが円滑に！100年以上の歴史を持つ企業が新しい働き方を実現

大正4年に大阪で創業した株式会社黒田生々堂。大阪・東京・名古屋に事業所を構え、事務用機器や事務用品をはじめ、オフィス関連の商品を多くの企業に販売している。
昨今では、社員が快適に過ごせるようなオフィス空間をコンサルティングする事業なども展開。今後は、“スマートワーク with スマートライフ”をキャッチコピーに、新しい働き方を総合的にコンサルティングしていくサービスを展開していく予定だという。

100年以上の歴史を持つ株式会社黒田生々堂だが、現在、社内での打ち合わせに「meet in」を活用している。

今回は、株式会社黒田生々堂がどのように「meet in」を導入したのか、また、今後どのように活用していくのか、取締役でマーケティング企画室 室長の黒田雅夫氏とワークスタイル課の椙村契氏に話を聞いた。

「meet in」の魅力は操作方法がシンプルで費用対効果が高いこと

歴史ある株式会社黒田生々堂だが、働き方改革が叫ばれるよりも前からオンラインツールを導入していた。当時は選択肢も少なかったが、同様のサービスが増えている今、比較検討してみたいと感じていた。

「実は、弊社では5年以上前から別会社のオンラインツールを利用しています。オンラインツールを導入し始めたばかりの頃は、そのようなツールの提供会社もそれほど多くはありませんでした。
しかし、新型コロナウイルスの感染拡大などで、オンラインツールを提供する事業者が増え、これを機に他のツールを使って比較してみようと考えたことが、『meet in』を導入したきっかけです」（黒田氏）

複数の事業者を検討した結果、「meet in」を選択した決め手は何だったのだろうか。

「操作方法がシンプルで使いやすいというのは『meet in』の大きな魅力だと思います。また、国内の企業がサービスを運営しているということもあって、サポート面でも非常に安心感がありました。
一番うれしい部分としては、費用対効果が高いという点です。ランニングコストを考えると、『meet in』は非常にお得なサービスだと感じています」（椙村氏）

強調ポインターや文字起こしなどの便利機能も役立っている

両氏に「meet in」の使用感について聞いてみた。

「弊社では、主に社内での打ち合わせに『meet in』を活用しているのですが、社員からも使いやすいという声は多いですね。事前にアプリなどをインストールする必要がなく、ブラウザの状態でツールを立ち上げられるのは『meet in』の魅力の1つだと思います」（黒田氏）

「お客様に対して、『meet in』上で図面などを用いて説明をする機会もあるのですが、強調ポインターなどを活用しながら、お客様になるべくわかりやすく伝える工夫をしています。
また、AI文字起こしの機能も活用しています。会議などで話した内容をAIが自動的に文字起こししてくれるため、作業の手間が省け、とても便利だと感じました。我々は大阪の人間ですので、少々早口になったり、大阪ならではの言い回しになったりすることがあります。そのような部分では正確に文字起こしされていないこともありましたが、サポート機能としては充分だと感じましたね」（椙村氏）

「meet in」の導入でテレワーク中の社員の行動を把握しやすくなった

「meet in」の導入で、「社内のコミュニケーションが非常にスムーズになったという実感がある」と語る椙村氏。株式会社黒田生々堂では、「meet in」をテレワークの仕組みづくりにも活用している。

「新型コロナウイルスの影響で、弊社もテレワークなどを積極的に取り入れているのですが、テレワークをしている社員の行動をうまく管理する方法について悩んでいました。
現在では、テレワークを行う際は『meet in』を常に立ち上げた状態にしておくという方法を実践しています。営業に出たことや営業から帰ってきたことを、しっかりと把握できるような仕組みをつくりました。部署ごとに『meet in』のアカウントを作成しているので、誰でも簡単にトークルームを作ることができ、管理職の立場からも社員の行動を把握しやすくなりましたね」（椙村氏）

「meet in」の機能におおむね満足していると語る両氏は、“「meet in」への要望は”という質問に、「あえていえば」と率直に指摘してくれた。

「音声のクオリティがもう少し高くなるとうれしいなと感じることがあります。また、ExcelやPowerPointを共有するときに、少し画面が見切れてしまいます。それらの機能が改善されると、さらに使いやすくなるのかなと感じました」（椙村氏）

「お客様と『meet in』を繋いでいるときに通信が遅れたり、通信が切れたりしたときにわかりやすいよう、“接続状態が悪い状態になっています”などのポップアップなどの表示がされると便利かもしれません。
ビデオ画面をオンにしていないお客様とやりとりをしていると、きちんと繋がっているのかどうかが判断しにくい場合があるので、そのような点を今後改善してもらえればうれしいですね」（黒田氏）

今後は「meet in」を対外的に活用して、業務の幅を広げていきたい

同社は現在、主に社内で「meet in」を活用しているが、営業社員がツールに慣れればさらなる活用を目標にしたいという。

「今後は社外での営業活動にも『meet in』を活用していきたいと考えています。まずは営業社員自身が『meet in』の活用方法に慣れてもらう必要がありますので、しっかりと社内で使う習慣づけをしていければと考えています。
また、オンラインでセミナーを行うウェビナー機能が追加されたら、お客様に対して『meet in』を活用したセミナーを開催したいですね。費用対効果の面からも大きな期待ができるのではないかと考えています。
具体的な実施方法などについては、『meet in』の担当者の方に相談させてもらいながら決めていきたいですね」（黒田氏）

最後に椙村氏と黒田氏は、「meet in」の導入を検討している企業へのアドバイスを送ってくれた。

「いろいろとお話ししてきましたが、『meet in』は操作方法が簡単で、どんな人でも使いやすいという点が大きな魅力です。さらに『meet in』はサポートが充実しているため、初めてオンラインツールを導入する企業でも安心して導入できると思います」（椙村氏）

「『meet in』は働き方を変えるきっかけになるツールだと考えています。新型コロナウイルスの流行に伴い、我々が置かれている環境は大きく変化しています。変化の激しい社会を生き抜いていくためには、柔軟に物事を進めていく必要があると感じています。
テレワークをはじめ、新しい働き方に抵抗感を持つ方も多くいらっしゃると思います。地域によっても、働いている従業員の年齢層によっても変わってくる部分はあると思いますが、働き方を臨機応変に変えていける企業が生き残っていけるのではないでしょうか。

『meet in』はサポート体制も充実していますので、新しい働き方を取り入れたいと考えている企業はぜひ『meet in』の導入を検討してみてください」（黒田氏）