バックオフィス業務におけるスキルの高い在宅ワーカーを活用。費用対効果に満足

一般社団法人ほっぷは、2014年9月広島県安芸郡に設立した。豊橋・蒲郡・浜松にて、支援が必要な子どもや高齢者、障害者を対象とした複数の施設を運営している。従業員数はアルバイト・パート含め88人、在宅ワーカーは現在1人と契約中。今回は代表理事の加藤江依子氏に、在宅ワーカー導入のきっかけや成果について話を聞いた。

知人からの「良かったよ」の声に背中を押され契約を決意

まずは加藤氏から、一般社団法人ほっぷの事業内容を教えてもらう。

「放課後等デイサービス、生活介護事業、就労支援継続B型事業の3つの事業を展開しています。心身障害児の健全育成および保護者の療育負担の軽減、介護難民をなくし生まれ育った街で自分らしく暮らすこと、障害のある人たちにも障害のない人たちと同じ生活条件をつくり出すことをそれぞれの事業で目指しています」（加藤氏）

在宅ワーカーの導入に至ったきっかけは何だったのだろうか。

「介護士の採用が難航していた際に、同業の知り合いから『ママワークスを導入して良かったよ』という評判を聞いたことがきっかけです。早速ネットで検索したところ、アイドマ・ホールディングスが運営していることを知りました」（加藤氏）

在宅ワーカーの募集から導入にあたっては、これまで加藤氏が1人で対応してきたという。

「書類選考や面接は、私が担当しています。数が多くて大変なため、現在は在宅ワーカーの事務の方に書類選考を少しずつお願いしていて、今後はすべてお任せしていこうと考えています」（加藤氏）

事務員が病に倒れ、引継ぎもできないまま在宅ワーカーの導入がスタート

どのような業務を在宅ワーカーに依頼しているのだろうか。

「現在はバックオフィス事務業務を1人に依頼しています。契約して最初のミーティングを設定した直前に、これまで業務を担当していた事務員が突然病気で倒れてしまい、引継ぎがまったくできない事態になりました。業務内容や作業フローが誰もわからない状態で、書類をひとつずつチェックしながら、手探りで業務を進めてもらいました。

契約してまだ1か月半ですが、作業スピードも早くて活躍してくれています。今後は外国人人材の活用を視野に入れ、英語ができる人材の募集を検討中です」（加藤氏）

在宅ワーカーとは、チャットやメールなどテキスト主体の体制でやり取りをしている。

「通常時はチャットとメールでやり取りしています。長文でのメールのやり取りは非効率ですので、1週間に1回オンラインミーティングもしています」（加藤氏）

困ったことや大変だったことについて聞くと、応募数の多さへの驚きと導入当初の大変さを教えてくれた。

「ありがたいことに求人募集を出すとたくさん応募があり、当初は全員と面接しないといけないと思っていたので大変でした。徐々に慣れてきて、書類選考してから面接するようになったので、だいぶ楽になりました」（加藤氏）

在宅ワーカーの導入がバックオフィス業務のDX化推進のきっかけに

ママワークスサイトの導入効果や良かったことには、「雇用リスクの低減」と「サポートの手厚さ」を挙げる。

「雇用契約ではないので、もしうまく機能しない、合わないと思ったら契約を終了して、新たに募集できることが良い点です。ママワークスとの契約には、いろいろな機能やサービスが含まれていますし、支援担当者への相談、ノウハウ提供などのサポートもあるので、決して高くないと感じています。

在宅ワーカー導入を機に、業務内容の可視化ができ、マニュアルも作成できました。今後は、事務業務のDX化を推進し、俗人化させず誰でもできるようにしていこうと動き始めました」（加藤氏）

最後に加藤氏から、在宅ワーカーの導入を検討している企業へメッセージをもらった。

「同じ事務職の採用で報酬でも、雇用契約を結ぶ場合、求人にかかる費用や社会保険料、交通費などがかかるため、在宅ワーカーのほうがコストを抑えられます。支援担当者の手厚いサポートもあるので、ママワークスを活用した在宅ワーカーの導入は費用対効果が高いといえるでしょう」（加藤氏）