作業のマニュアル化を進めつつ、企業の成長に寄与する業務へリソースを集中。攻めと守りの同時進行を実現

株式会社クリエイティブヘッズは誰もがいつでもどこでもフットボールを楽しめる環境づくりを理念に、1991年に設立。年間2,400回を超える全国各地での大会の企画・運営、フットボール施設の運営、レストラン経営などの事業を展開している。従業員は約24人、在宅ワーカーは10人が契約中。今回は営業本部ゼネラルマネージャーの郡司輝彦氏に、在宅ワーカー導入のきっかけや成果について話を聞いた。

目の前の業務に追われている社員を見てママワークスの導入を検討

まずは郡司氏から、株式会社クリエイティブヘッズの事業内容を教えてもらう。

「東京都多摩市のインドアコート、東京都調布市にあるソサイチ専用施設を運営し、ソサイチの大会や公式リーグ、個人向けスクールなどのスポーツプログラムなどを開催しています。また、スポーツによる地域コミュニティのさらなる活性化を目指す事業も行っています。

アマチュアサッカーのすそ野を拡大するため、一般社団法人日本ソサイチ連盟が主催するソサイチの地域リーグをはじめ、海外遠征活動、Veoレンタル事業、施設に関するコンサルティング業務など、活動支援もしています」（郡司氏）

在宅ワーカーの導入に至ったきっかけは何だったのだろうか。

「『外部の方の力をもっと活用したほうが良い』という社長の方針で『ママワークス』の導入を検討し始めて、2023年12月ごろに契約しました。導入を目指した理由は大きく２つあります。

１つは企業の成長にとって価値がある業務へ、戦略的に考えられる社員を集中させたいという理由です。腰を据えて考えなければいけない業務をすべき社員が、目の前の業務に追われてしまっているという状況を在宅ワーカーの手を借りて改善しようと考えました。

２つ目は業務の属人化を防ぎたいという理由です。いずれ介護や定年などの理由により社員が抜けてしまうと、ノウハウがごっそりなくなってしまうリスクや心配があります。早い段階で誰でもできるようにマニュアル化を進めよう、業務を分散化していこうと考えました」（郡司氏）

在宅ワーカーの募集から導入にあたってはどのように対応したのだろうか。

「面接などの採用業務は、期待以上に良い方がたくさん応募してくれたので、求めていた人材がすぐに見つかり、そこまで難しくはありませんでした。現在は自社で新たな人材を受け入れる活動を継続しています」（郡司氏）

在宅ワーカーの導入を機に社内業務のマニュアル化を推進

同社では現在10人の在宅ワーカーが活躍中だ。どのような業務を依頼しているのかを聞くと、ワーカーそれぞれの役割を教えてくれた。

「在宅アシスタントが5人、Web制作関連が1人、グラフィック系制作が3人、動画編集が1人です。常時稼働しているわけではなく、都合が合う方に依頼をしているようなスタンスですね。

在宅アシスタントは大きく2つのパターンで業務を振り分けています。マニュアルがまったくない作業については、理解力に長けた方、スキルセットが幅広い方にマニュアルをつくりながら作業してもらいます。マニュアルができたら、それを見てもらいながら他のメンバーに作業を依頼しています。そうすることで、社内業務のマニュアル化とそのマニュアルの検証や改善ができています」（郡司氏）

在宅ワーカーとはどのような体制でやり取りをしているのだろうか。

「現状は１人の社員が核となって、業務の割り振りなどしています。依頼したい作業があれば、まず私とその社員で集約して一度検討し、在宅ワーカーに依頼をしています。

最終的には各担当者の社員が在宅ワーカーに直接仕事を依頼する方向にもっていきたいので、徐々に担当社員も最初のミーティングに入ってもらうようにしており、社内の仕組みづくりも進めています」（郡司氏）

困ったことや大変だったことについて聞くと「仕事の依頼の難しさ」があったという。

「何をどのようにやってもらうのか、戻ってきた成果物に対してどのようにフィードバックしたら良いのか、思い描いたものと違った場合にどう対応するかなど伝え方に悩み、最初は手探りでした。今でもまだ苦労しながら、ベストな方法を模索しながら進めています。

また、在宅ワーカーとのオンライン上でのコミュニケーションも難しいので、できるだけフランクなコミュニケーションが取れるように、『チャットでスタンプを使って感情を伝えよう』とか、『言いたいことがあれば遠慮なく言って欲しい』など、最初に取り決めをするようにしています」（郡司氏）

外部に頼めない仕事はない、と思うほどのレベルの高さ

「ママワークス」の導入効果や良かったことには、「業務の仕組み化の推進」と「成果物の質の高さ」を挙げる。

「道半ばではありますが、私個人としてはこれを続けていけば業務の仕組み化、マニュアル化が進んでいくだろうなという実感もあり、外部に頼れる人材がたくさんいるという認識ができたことが大きい成果ですね。在宅ワーカーだと、スポットで入ったとしてもその業務の専門性が高い方なので、依頼された仕事に対してベストな成果物を返すことに対するコミットメントが高く、質を犠牲にしていないところも良い点だと感じます」（郡司氏）

最後に郡司氏から、在宅ワーカーの導入を検討している企業へメッセージをもらった。

「導入時のボトルネックになるものは、『この仕事は領域特化されているから、依頼できるわけがない』という、先入観的なものがあるからではないかと思います。導入してみたからこそいえることですが、『誰にも依頼できない仕事なんてない』と感じましたし、やってみたら意外とできてしまうものだなと。

ママワークスサイトの人材は、依頼できないことはないと思えるほどレベルが高い方ばかりと出会えましたので、一度試してみたら良いのではないでしょうか。