「meet in」導入で職員向けの研修を効率化。教育現場での活用も目指す

三重県いなべ市の企画部法務情報課は、庁内や学校などでデジタル化を進めている部署であり、行政と学校のDXを推進するための業務を行う。現在、いなべ市では主に外部団体との打ち合わせや、職員向けの研修で「meet in」を活用している。

今回は、いなべ市企画部法務情報課がどのように「meet in」を導入し、今後どのような活用方法を考えているのか、企画部法務情報課・伊藤淳一氏に話を聞いた。

「meet in」の大きな魅力は手軽さ・簡便さ・低コスト

オンラインツールに苦手意識を持つ職員の存在が課題だった、いなべ市企画部法務情報課で「meet in」を導入した背景について教えてもらった。

「いなべ市では、『meet in』を導入する以前から、他社のオンラインツールを利用していました。しかし、有効活用できていない職員も多く、ソフトの事前インストールや、招待メールの設定などに苦手意識を持っている人もいました。そのような状況で、『meet in』からシステム導入に関するご提案をいただきました。
実際に、『meet in』のデモ画面を見させていただいたのですが、とても手軽に使えるうえに、操作方法も簡単だったのですぐに『meet in』の導入を進めました」（伊藤氏）

「meet in」の操作性の高さから、組織内だけでなく住民に対しても利用したいという期待が生まれた。

「『meet in』を導入するにあたり、いずれいなべ市の住民の方々に対しても利用していこうと考えていました。新型コロナウイルスの影響で庁内がバタバタしていることもあり、本格的には動き出せていないのですが、将来的には住民の方に対する相談窓口として活用していくことを検討しています。
住民の方々のなかには、オンラインツールを使うことに不慣れな方もいらっしゃいます。事前準備がほとんど必要なく、ルームナンバーだけで簡単に繋ぐことができる『meet in』の機能はとても魅力的でしたね。ホームページに相談窓口を設置するなど、住民の方が気軽に相談できるような体制をつくっていければいいなと考えています」（伊藤氏）

以前から使っていたオンラインツールや比較検討した他社製品との違いは何だっただろうか。

「『meet in』導入の大きな決め手の1つが、導入費用が安価だったという点です。また、いなべ市の『meet in』アカウントは企画部法務情報課で一括管理しているのですが、会議主催者の立場からしても、煩雑な招待メールを作成する手間が省けたりするなどのメリットがありました。

『meet in』はルームナンバーを決めるだけで簡単にミーティングが主催できるので、非常に便利だと感じています。実施前に、職員に対して『meet in』の使い方をレクチャーすると、『驚くほど簡単ですね』という声を聞くことが多いですね」（伊藤氏）

「meet in」を活用して職員向けの研修を効率的に実施できるようになった

「meet in」導入後の効果について、伊藤氏は「研修の形が変わった」と語る。

「いなべ市では『meet in』を活用して職員向けの研修を実施しています。これまで職員向けの研修では、参加する職員が会議室に集まり、講師の方は別の場所からリアルタイムでオンライン講義を実施してもらうことが一般的でした。
しかし、新型コロナウイルスの対応に追われている職員も多く、時間を固定して研修を受けてもらうことが難しい人も多く出てきていました。そこで活用したのが『meet in』の録画機能です。
『meet in』の録画機能は画質や音質のクオリティが高く、研修内容を録画しておくことで、職員が自分の好きなタイミングで研修を受講できるようになりました。今まで使用していたサービスではうまくできなかった部分だったので、その点では非常に助かっています」（伊藤氏）

「meet in」の録画機能を存分に活用しているいなべ市企画部法務情報課。他にも、導入して良かったと感じる点があるという。

「機能面などでわからないことがあった場合やトラブルが発生したときに、スピーディに対応してくださるので、とても助かっています。先日も『meet in』で録画したデータがうまく出力できずに困っていたのですが、担当の方が迅速に対応してくれたおかげで業務を円滑に進めることができました。
また、我々は市役所ということもあって、多くの個人情報を取り扱っています。『meet in』はセキュリティ面が優れている点でも、安心して利用できています」（伊藤氏）

今後は学校現場や窓口業務でも「meet in」を有効活用していきたい

伊藤氏は、オンライン化が進む教育現場や利便性が求められる窓口業務などでの新しい展開も構想している。

「『meet in』を教育現場でも有効活用していきたいと考えています。具体的には、学校の先生同士の打ち合わせで活用することはもちろん、オンライン授業などでも『meet in』を導入したいですね。生徒と『meet in』を繋げるようになれば、生徒が学校に来ることなく、生徒一人ひとりに対する個別相談や個別補講などにも活用できるのではないかと考えています。

また、市役所の窓口業務が『meet in』でできるようになれば、業務をより効率化できると感じています。すぐに実現できることではありませんが、電子申請などがさらに進んでいけば、窓口でのやりとりをオンラインで完結させることも可能かもしれません。
『meet in』を導入することで、庁内からも『こんな使い方がある』という声が出てくるのではないかと考えています。そのような声をうまく拾って、うまく活用していきたいですね」（伊藤氏）

最後に、オンラインツールの導入を検討している組織へ、メッセージを送ってくれた。

「『meet in』は誰でも簡単に操作でき、面倒な事前設定なども必要ないオンラインツールです。オンラインでのやりとりに苦手意識を持っている職員や住民の方にも、安心して利用していただけると思います。
また、セキュリティ面もとても優れており、自治体や行政サービスでも安心して活用できることも『meet in』の魅力の1つです。アイデア次第で、いろいろな場面で有効に活用できると思いますので、ぜひ『meet in』の導入を検討してみてください」（伊藤氏）