「meet in」導入により出張回数が1/3に激減！「弁護士をより身近に」という理念を実現

弁護士法人四ツ橋総合法律事務所では、弁護士法人として企業から個人の案件までを総合的に取り扱い、大阪市を拠点に東京都、福岡市、札幌市など全国的なフィールドで業務を展開。

弁護士のサービスを「わかりやすく、より身近に」をモットーに、クライアントから相談しやすい事務所運営を目指している。

同所では、2018年12月に「meet in」を導入。その後、新型コロナウイルスの流行が重なり、オンラインを利用したミーティングや相談などが増加した。特に個人からの相談を受ける際に、「meet in」が信頼関係の構築に重要なツールとなりつつあるという。

今回は、「meet in」導入の経緯や今後の活用方法などについて、代表弁護士の植松康太氏に話を聞いた。

ITリテラシーが高くない方でも簡単につなげられる

弁護士法人四ツ橋総合法律事務所がオンラインツールを必要とした背景について聞いた。そこには、テレワークの推進と訪問時間の効率化という二つの理由があった。

「最も大きなきっかけは、事務員を継続雇用したかったということです。
私たちのような弁護士事務所では、弁護士だけではなく事務員にも専門知識が必要なので、できるだけ長く続けてもらいたいという思いがあります。出産のために休まなくてはならない事務員がいて、自宅からテレワークができれば継続雇用できるのではないかと導入を決めました。
また、弁護士は移動が非常に多い仕事です。15分や30分の打ち合わせのために2～3時間かけて訪問することも結構多い。
その移動時間を節約するためにも、オンラインミーティングができるツールを必要としていました」（植松氏）

植松氏は、「meet in」の良さについても率直に教えてくれた。

「弊所では個人の方からの相談も多く、その際に『meet in』を活用しています。個人の方とのオンラインミーティングを行う場合、事前にURLを送るだけで簡単につながることができる点がとても便利です。
他社ツールでは、まずはアカウントを作らなくては利用できないものやアプリを事前にインストールしなければならいないものもあり、個人の方だとその段階で頓挫してしまうケースも散見されます。
特に、高齢者などITリテラシーが高くない方にとっては、アカウントの作成やアプリを事前にインストールしなくても、送られてきたURLをポンとクリックするだけで私たち弁護士の顔が見えるという点は、非常にメリットだと思います」（植松氏）

交通費の負担が減りお客様にとっても相談しやすい状況が生まれた

実際に「meet in」を使ってみると、対面ミーティングに近い使用感と依頼者の費用負担を軽減する効果を感じたという。

「資料に書き込みをしながら説明できるホワイトボード機能は、非常に重宝しています。法律事務所では難しい文章や長文を扱うことが多いため、見た目でもわかりやすく説明できると、対面でミーティングをしているように情報をお伝えすることができます。
また、弁護士が出張した際の交通費は基本的に依頼者の負担になります。
その点、『meet in』を使用しオンラインでミーティングができると、依頼者の交通費の負担が減ります。依頼者にとっても気軽に相談ができるようになったと思います。
弊所の目指す“より身近に”という理念が、『meet in』導入により実現に近づいたといえます」（植松氏）

「meet in」の導入後、具体的にはどのような効果が得られたのだろうか。

「出張の回数が大幅に減りました。コロナ禍という現状もあるかとは思いますが、それでも1／3ほどに減っています。
また、これまでは同じ大阪市内のクライアントでも、予定を調整した結果打ち合わせが3～4週間も先になってしまうということがよくありました。
今は『meet in』をつなげばいいだけなので、即座にスケジュール調整ができ、打ち合わせの回数が増えています。
導入のきっかけでもあった、事務員のテレワークでも実際に利用しています。『meet in』は常時接続しておけるので、相手の状況に合わせて話ができますし、顔を見ながらコミュニケーションできるという点で、“メンバー同士の接点が薄くなる”というリモートワークのデメリットも軽減できていると思います」（植松氏）

個人を対象にした企業にこそ「meet in」が便利！今後は全国展開に活用したい

植松氏は、「meet in」を活用すれば理想的な事業展開ができると期待を持っている。

「今後は、さらに本格的に全国展開していきたいと考えています。あくまで拠点は1か所にし、『meet in』をうまく活用しながら全国の依頼者とやりとりできるようにしたいと思っています。
弁護士も事務員も、1つの拠点を中心に高い専門知識と経験を蓄積していく。そして『meet in』を使って全国の依頼者と相談やミーティングを行い、コストも最小限で、というのが理想ですね」（植松氏）

植松氏は最後に、「meet in」の導入を検討している方に向けたアドバイスを送ってくれた。

「個人を対象にした企業の場合、他社のオンラインツールを使っていて、通信トラブルに遭遇したこともあるのではないでしょうか。
実際に、弊所でもミーティングを始めようと思ったら依頼者が推奨外のブラウザだったということが判明したり、接続作業で15～20分くらいかかってしまったりということもありました。
しかし、『meet in』であればほとんどその問題はなく、簡単につなげられるのでストレスは軽減されます。ホワイトボード機能を使えば、目の前で顧客と打ち合わせをしている感覚になるので、ぜひ利用していただきたいですね。
一方、これまで電話がほとんどだった顧客からの相談を『meet in』にすることで、相手の顔や反応が見えて信頼関係を構築しやすくなるというメリットもあります。
弁護士業務のなかでは相手の顔が見えるというのは、お互いにとっての安心材料になるので、この点においても『meet in』は非常に優れたツールだと思います。一度、試されることをお勧めします」（植松氏）