「meet in」をコロナ禍での法律相談に活用

弁護士法人アイシア法律事務所は、東京・銀座に拠点を置く総合型法律事務所。約20人の弁護士が所属し、月間40件ほどの相談・依頼に対応している。同事務所の特徴は、一般民事から企業法務まで幅広い案件に対応できる点で、なかでも離婚相談や不倫慰謝料請求など、男女問題の解決実績が豊富だ。
同事務所は、コロナ禍による非対面型面談需要の高まりを受け、「meet in」の導入を決めた。「meet in」導入によってオンライン面談を希望する依頼者のニーズを満たせたことはもちろん、以前からの課題である面談室数の不足やスタッフの心理的負担軽減なども改善できたという。
今回は、同事務所に所属する弁護士の鈴木健太氏に、「meet in」導入の経緯や、法律事務所ならではの活用方法、得られた効果についてお話を伺った。

高いセキュリティレベルと納得感のある価格が「meet in」導入の決め手

「meet in」導入のきっかけは、新型コロナウイルスの流行による「接触機会の減少」だった。直接面談から電話面談へと相談者の希望が変化し、受注率の低下が懸念される事態となったのだ。

「『meet in』を導入したのは2020年ごろで、きっかけは離婚案件の面談に使用するためです。私たちの事務所では男女問題の案件を多く扱っており、特に大きなウェイトを占めているのが離婚問題です。以前は事務所での直接面談が中心でしたが、新型コロナウイルス流行をきっかけに電話面談を希望されるご依頼者が増えました。
しかし、これまでのデータからは、電話面談より直接面談した際の受任率の方が高いことがわかっていました。特に、ご相談が長期にわたる離婚案件を受任するには、信頼関係の構築が不可欠で、電話だけでは受任が難しい傾向にあります。電話面談を主流にすると、全体の受任率が低下する懸念がありました。そこで、直接面談と電話面談の折衷案としてWeb面談の導入を決定しました。
『meet in』導入後は、面談だけでなく、オンラインでの採用活動や、新入社員とのコミュニケーションツールとしても活用しています」（鈴木氏）

Web面談システムを複数比較した結果、「meet in」の“セキュリティ”と“コストパフォーマンスの高さ”が導入の決め手になった。

「まず、顧客のプライベートな情報を扱う法律事務所として、情報セキュリティは第一に考えていたところです。
オンライン会議が世に広まったころ、サーバー利用型の会議ツールによる個人情報流出が問題視されていました。そのような事態を避けるため、セキュリティのしっかりしている『meet in』を選びました。
また、『meet in』はBtoB向けのオンライン面談ツールとしてはコストパフォーマンスが高かったことも魅力的でした」（鈴木氏）

「思ったより簡単」と依頼者からの評判も上々。面談室不足による問題も改善

電話面談に変わるツールとして「meet in」を使ってみた結果、これまで3部屋しかない面談室をやりくりしていた苦労から解放されるという副次的効果が生まれた。

「Web面談増加にともない来所者数が減ったことで、弁護士や事務職員の負担が軽くなりました。面談室が3部屋のため、Web面談を導入する以前は面談のスケジュール調整に苦労していました。
ところが『meet in』があれば、面談室の数に縛られず面談を実施できます。面談中も前後の予定を気にする必要がなくなり、スタッフの精神的な負担は相当軽減されたと思います。
画面共有機能も気に入っています。法律事務所で扱う契約書は、万一に備えての条項が多く複雑です。書類を画面上で共有しながら細かな部分をご説明することで、ご依頼者にも納得感を得ていただけています」（鈴木氏）

Webツールでの面談に対して、依頼者からの反応はどのようなものだったのだろうか。

「『思ったより操作が簡単だった』というご感想がほとんどです。URLをクリックするだけで利用できますから。
年齢やご職業などさまざまな方からご相談をいただく法律事務所としては、誰でも簡単に使える点が魅力だと感じています」（鈴木氏）

電話面談よりもコミュニケーションがとりやすい「meet in」で信頼関係も構築しやすく

「meet in」導入して1年、どのような効果が得られたのだろうか。

「Web面談で主に扱う離婚案件は、ご相談から受任までが半年～1年の長期間に及ぶことがほとんどです。『meet in』の導入から1年が経過したところなので、受任率アップといった具体的な成果は、これからはっきりしてくるだろうと期待しています。
現段階でわかることとして『電話よりもWeb面談の方が圧倒的にコミュニケーションを取りやすく、信頼関係も構築しやすい』という声が弁護士からあがっています」（鈴木氏）

さらに、「meet in」によって面談室のスケジュール管理から解放され、業務効率が改善したという。

「先ほども申し上げたように、面談室の少なさがかねてからの課題でした。面談室の空きがないために面談を実施できないケースもありましたが、『meet in』導入により改善できました。
新型コロナウイルス収束後も、面談室が埋まっている際、代替案としてWeb面談をご提案していくつもりです。『meet in』があれば、所属する20人近くの弁護士が同時に面談することも可能です。そういう意味では、私たちの事務所にとって非常に使い勝手が良いツールだと感じています」（鈴木氏）

全国展開への足掛かりとして「meet in」を活用したい

鈴木氏は、「meet in」を使って今後達成したい目標についても語ってくれた。

「Web面談を導入するメリットのひとつに、事務所などの物理的な拠点を増やさずとも、全国の方々からの法律相談を受けやすくなることがあります。
私たちは、将来的には全国展開することを目指しています。「meet in」を活用しながら、首都圏にとどまらず、幅広いエリアをカバーできる法律事務所となっていきたいです」（鈴木氏）

最後に鈴木氏から、「meet in」の導入を検討されている方へのアドバイスをもらった。

「個人情報を扱う会議や面談では、セキュリティレベルの高い『meet in』のようなサービスが安心です。
高いセキュリティレベルを誇るうえに、URLをクリックするだけで使える利便性も魅力的だと思います。ご依頼者に便利だと感じていただくことで、受任率など今後何かしらの形で効果が表れてくるでしょう。
コロナ禍での面談に苦労している法律事務所に限らず、セキュリティと使いやすさを重視する企業は、ぜひ『meet in』を検討してみてください」（鈴木氏）