在宅ワーカー協働による業務・フロー整備は将来への投資

2007年設立の札幌工業デザイン株式会社は、北海道札幌市を拠点に事業を展開。法人向けに食品加工機械や堆肥成型機の設計・製作・販売を行うほか、工場ラインのレイアウト設計も手掛けている。2021年から在宅ワーカーの募集を開始し、現在は6人の在宅ワーカーを活用中。

社員の業務を洗い出し、在宅対応が可能なものは在宅ワーカーへ

代表取締役の堀直樹氏より、札幌工業デザイン株式会社の事業内容を聞いた。

「2007年より、製造業と機械の設計・開発を行っています。従業員は、現在は代表者の私と非常勤1人です。
弊社の特徴としては、市販では販売されていないがお客様からの要望が多い製品について、設計製造から納入までほとんどすべて自社で完結しお客様に提供していることです。最近では、設計機能の強化を行い、製造ライン設計(トータルプランニング)の事業化を目指しています」（堀氏）

堀氏が在宅ワーカーの導入に至ったきっかけには、札幌工業デザイン株式会社が少数精鋭で事業を展開してきたという背景があった。

「2021年9月から、在宅ワーカーを導入しました。出社勤務していた常勤社員1人が退職したので募集をかけようとしたのですが、仕事の分量的にも『在宅でもできるのでは』と以前から考えていましたので、在宅ワーカーの活用実績が豊富なママワークスサイトの導入に至りました。
常勤社員が担当していた業務を洗い出して、出社が必要なものと在宅でもできるものを分類しました。現場での打ち合わせや納品など、出社が必要なものは私が担当することにして、在宅でも可能なものを在宅ワーカーにお願いすることになりました」（堀氏）

外注の経験はあったものの、同社では初めての導入となる在宅ワーカー。依頼決定までの流れや面接で重視した点を聞いた。

「ママワークスサイトだけで募集をかけましたが、応募書類を一つずつしっかり見ていくと時間がかかって大変でしたね。面接では応募者と話しながら、こちらが求めている人柄や性格を満たしているかを確認していきました。
決定の決め手は、経験業務の内容と年数、職歴、文章の書き方、加えてポートフォリオがある職種ではポートフォリオも重視しました。オンライン面接は初めてでしたが、ママワークス事務局からのマニュアルも参考にしながら進めたので、問題なく対応できました」（堀氏）

職種・経験に合わせて役割を付与しながら在宅ワーカーを活用

6人の在宅ワーカーを活用している現在、どのような業務を依頼しているのだろうか。

「現在契約している在宅ワーカーは、動画作成が1人、ランディングページ作成が1人、事務処理が2人、機械設計が2人、の計6人です。
動画作成・ランディングページ作成は単発での稼働で、案件が発生したら依頼という形です。事務処理と機械設計の方は定期稼働してもらっています。事務処理は業務フローを整理しマニュアルを作成する人と、実行する人と役割分担をしています。
機械設計は1人が平日日中に稼働、もう1人が土日に稼働しています。平日日中稼働の方は、まずは弊社のやり方を学んでもらいながら業務をしてもらっていますが、慣れたらある程度おまかせしようと思っています。土日稼働の方はこの職種での経験が長いため、案件外注に近いイメージでご自身のやり方でやってもらっています。
今後、業務の整理・棚卸しが終わったら、経理業務も募集しても良いかと考えています」（堀氏）

在宅ワーカーとのやりとりにはオンラインツールを活用している。新体制づくりにあたって、困ったことや大変だったことはなかったのか、聞いてみた。

「案件の外注というのはこれまでも経験がありましたが、社内業務をお願いするのは今回の在宅ワーカーが初めてでした。普段のやりとりはチャットワークで行い、それに加えて遠隔で画面操作できるシステムを導入したので、必要に応じて電話と画面共有で進めています。
私が1人ですべてを対応したこともあり、在宅ワーカーを決定するまでのスケジュール調整や応募者とのやりとりが大変でした。
まずは動画作成とマニュアル作成をしたかったので、その職種から在宅ワーカーを導入して、その後、他の職種に広げていきました。1人で対応するため時間も限られているので、優先順位を付けて順番に募集・決定していきました」（堀氏）

仕事の多くは「オフィスに行かなくてもリモートで完結できる」

ママワークスサイトの導入、在宅ワーカーの活用は、「将来への投資」だと堀氏は語る。

「動画作成とランディングページ作成については、すでに経験のある案件の外注依頼と同じような感じだったのでそれほど手間もなく、スムーズに良い人が見つかってとても良かったです。
事務処理やマニュアル作成は、社内整備を進めながら一緒に作り上げている状態です。そのため、現時点では目立った成果はあまりない状況なのですが、将来、常勤社員を雇用したときに教育が楽になるための『投資』だと考えています」（堀氏）

最後に堀氏は、在宅ワーカーの導入を検討している企業へメッセージを送ってくれた。

「業務を洗い出して細分化を行い、『やっておきたいなという仕事』『緊急ではないけど重要な仕事』をストックしておいて、それらをまとめて在宅ワーカーにお願いするという形で活用しています。あとは、『細かいことだけど、毎日数分やらなければいけない業務』などを、在宅ワーカーに依頼できるのも良いと思いました。
現在、私自身も事務所のパソコンをリモートでつないで自宅から仕事をしていますが、自分でやってみたらその良さに気づきました。生産性も上がりましたし、どうしても出社が必要な業務以外はこのままでも良いかと思いました。
仕事の多くは『オフィスに行かなくても完結できる』ということに気づくことができたのも良かったと思います」（堀氏）