スマホの写真じゃ不十分？ おすすめの名刺スキャナを比較してみました

名刺をきちんと整理出来ていますか？

ビジネスはまず、名刺交換から始まります。新たなビジネスを掴むには名刺管理をしっかり行わなければなりません。しかしながら、増え続け、かさばりがちなのが名刺です。

名刺のデータをデジタル化すれば管理はとても楽になりますが、ついつい取り込むの先送りしてしまい、たくさんたまった名刺のデータ化を面倒に感じる方も多いと思います。

そこで役に立つのが名刺管理ツール。最近は、スマホやスキャナを使用して、簡単に行う方法もあります。

今回は、そういったおすすめツールをご紹介します。
是非導入される際に、参考にしてみて下さい。

スマホアプリで名刺を管理するデメリット

スマホのアプリで名刺を管理されている方がとても多く、その場で取り込んで、管理出来るので、非常に便利なツールです。

しかしながら、デメリットもあります。ここでは、そのデメリットについてみていきましょう。

スマホを紛失した際の個人情報流出リスク

スマホで写真をとるだけで、文字情報を認識し、名刺管理出来る物もあります。手元にあるものだけで完結しますし、とても便利です。

しかしながら、便利な反面スマホを紛失した場合、個人情報が流出するというリスクをはらんでいます。そのようなことになれば大事な取引先の信用を失ってしまう事になりかねません。

スマホはデータを持ち運べるという利便性もありますが、その分注意が必要なのです。

大量の名刺を取り込む際に時間がかかる

数十枚程度なら、スマホでの取り込みの方が簡単かも知れません。ですが、イベントなどで一度に大量の名刺を頂いた時は大変です。

一枚一枚、カメラで読み込んでいては時間がかかります。また、両面ある場合は片面ずつしか取り込めません。つまり、スマホは大量の名刺を取り込むには向いていないのです。

名刺スキャナを選ぶポイント

名刺の取り込みには、スマホ以外にスキャナを使用する事も出来ます。スキャンしてデジタル管理が出来る名刺スキャナです。

最近は、色々な機能を持った物が増えてきました。

ここでは、どういったポイントに着目して選べばよいかご紹介します。

一度にスキャン出来る枚数とかかる時間

いくら自動で処理できてもスキャンに時間がかかってはストレスが溜まります。特に、大量に名刺がある時は大変です。

機種選びには、まず一枚をスキャンする際にどの程度時間がかかるのか確認してみて下さい。機種によってはかなり早く読み込む事が出来ます。

さらに、セットするだけで、一度に何枚もスキャン出来る機種もあります。それであれば、ずっとそばで交換するタイミングを伺っている必要もなく大量の名刺もあっという間に処理する事が可能でしょう。

メーカーによって、一度にスキャン出来る枚数も違います。そこもチェックしてみて下さい。

OCR機能の有無

OCR機能とは、手書きや印刷された文字を読み取り、デジタル機器で使用出来るよう、文字データに変換する機能です。

これがあれば、スキャンするだけでデータ化できるので、いちいち入力する手間を省く事が可能です。

ですがOCRの場合、使用するソフトの性能により文字の認識率が異なります。認識率の精度が高ければ、それだけ後から手直しする必要がなくなります。

予算等と相談しながら、こちらも検討項目に加えてみて下さい。

専用ソフトの有無

専用ソフトがあれば、さらに便利です。名刺を検索したり、ExcelやCSV形式でファイルを抽出したりと、色々な事が出来ます。

加えて、抽出したファイルをソフトに取り込んで、簡単に宛名書きを済ませる事も可能です。また、顧客データをレンタルサーバーやクラウドに保存し、社内で共有しておけば、人脈が可視化されます。

そうする事によって、組織的に営業戦略を立てられるでしょう。結果的に、名刺を管理していくだけで、どれ程の利益になるか量り知れません。

オフィスで使うのにおすすめの名刺スキャナ3選

スキャナを選ぶ上でのポイントはご理解頂けましたか？

それでは、ここで、おすすめの名刺スキャナを3つご紹介したいと思います。どうぞ参考にして下さい。

サンワサプライ 名刺スキャナ 400-SCN051

この機種は、スキャンからデータ化まで、一枚あたり5.5秒で出来る優れ物です。また、名刺以外にもA6サイズやはがき、KG、Lサイズをスキャンする事ができます。 小型タイプで、机の上に置いても作業の邪魔にならないのが魅力です。

その他、付属ソフトを使用すれば、スキャンデータの管理・編集、CSVファイルへの書き出しも可能です。小型ながら複数のパソコンから接続して使用できますので、部署に一つスキャナを導入すれば事足りるため、経費削減に繋がります。

キングジム デジタル名刺ホルダー ピットレック DNH20

こちらの物は、本体内蔵のカメラで名刺を撮影すると、同時に「会社名」「氏名」「電話番号」などの項目を自動データ化し、登録出来るスキャナです。

また、「手描きメモ」機能を使うと、相手の詳細や商談の内容など、名刺に記載されていない情報を書き込む事が出来ます。

ポケットサイズなので、外出先へ気軽に持ち運ぶ事ができ、検索機能を使用すれば、パッと相手の情報が出て来ます。商談前のチェックなどに非常に便利なツールです。

富士通 ドキュメントスキャナ ScanSnap iX1500

このスキャナは名刺の表裏、両面同時に読み取る事が出来ます。さらに、1分間で30枚・60面スキャン出来るので、大量の名刺を処理する場合でもストレスがかかりません。

加えて、読み取ったデータをクラウドに自動的に保存されます。これにより、外出先などでも、モバイルを使用して、データを確認出来ます。さらに、ファイルの判別も自動でしてくれるので、整理する手間を省く事が可能です。

タッチパネル搭載で簡単に操作できますので、機械類が苦手な方でも簡単に使いこなせる機種です。

また、Wi-Fiの5GHz対応となっておりますので、ケーブル接続の煩わしさから解放され置き場所に困ることなく高速でデータ送受信が可能となっています。

まとめ

如何でしたか？今回ご紹介したポイントをしっかりとチェックした上で選んでみて下さい。それでも、どのスキャナを購入したらいいか、迷われるかも知れません。そんな時は、レンタルサービスが便利です。

実際に使用してみて、ご自身の目的に合った機種か試してみて下さい。

また、一時的にまとめて名刺整理を行いたい場合もあるかも知れません。
そういったケースでもレンタルサービスがおすすめです。
レンタルして一気に取り込めば、コストパフォーマンスもいいでしょう。

是非、参考までに検討してみて下さい。