ビジネスチャット導入のメリットを最大化する方法を解説

「ビジネスチャットを導入したけれど、いまいち効果を感じられない」と思っている方はいませんか？それはビジネスチャットのメリットを最大限活用できていないのかもしれません。また「メリット」ばかりに注目して「デメリット」を放置しているのが原因の場合も。

せっかく導入したツールなのですから、効率的に使えるよう見直すべきポイントと併せて、具体的な対策もご紹介します。思い当たる項目があれば、すぐに改善していきましょう。

ビジネスチャットのメリットとデメリット

「要件」だけを短い文章で相手に伝えることができる「ビジネスチャット」。業務中、社内外で連絡事項などのやりとりをする時間は大部分を占めることもありますから、端的にかつスピーディーにやりとりできる、ビジネスチャットは大変便利なものです。

近年では企業の導入が急激に増加していますが、ビジネスチャットを利用するメリットとはどのようなものなのでしょう。デメリットと併せてご紹介します。

ビジネスチャットを導入するメリット

ビジネスチャットを利用する大きなメリットとして「情報共有の早さ」が挙げられます。同じ部署や、プロジェクトチームのメンバーでグループを作成しておけば、そこに情報を送るだけで、全員と共有できます。チーム内の進捗状況も一目で確認することができるので、業務をスムーズに進めることができます。

また、最近ではリモートワークの普及により、会社に集まらずに業務を行ったり、会議を開いたりすることも頻繁に行われています。ビジネスチャットにはビデオ通話機能が搭載されているので、その都度、同じ時間、同じ場所に集まる手間がかかりません。チームが離れた場所にいても手軽にチャットなどを使いながら、コミュニケーションが取れることも、ビジネスチャットが選ばれている理由のひとつと言えます。

ビジネスチャット導入にはデメリットもある

ビジネスチャットに限ったことではありませんが、企業に新しいツールを導入するときには、それらを使いこなせるよう社員全員にレクチャーをする必要があります。企業は効率化などを目的として導入する訳ですが、使い方がわからない人がいると、かえって効率を下げてしまう事態も考えられます。また、すでにコミュニケーションツールを導入している企業に、新しいコミュニケーションツールを取り入れた場合には、使用ツールが統一されず情報の分散を招く原因にもなりえます。

そして、手軽に簡単に使えるビジネスチャットはその手軽さ故、雑談などの業務に関係のない内容ばかりに使われる可能性も考えられます。業務時間中にプライベートな内容ばかりが飛び交うようであれば本末転倒です。また、タイムリーにいつでも連絡が取れるため業務時間外や休暇中でもお構いなしに連絡がくるというデメリットも考えられます。

メリットを最大化するにはデメリット対策が重要

新しいツールを検討するときには、つい「メリット」に注目してしまいがちですが、本当に大切なのは「デメリット」を把握し対策を練ることです。

「便利そうだから導入してみた」ではなく「なぜ導入するのか」を明確にすることが重要です。そうすれば自ずと、デメリット対策は見えてくるのではないでしょうか。業務の効率化という目的意識を持ち、ツールを効果的に活用できる方法を検討しましょう。

対策①「ツールを使い分ける」

社内での似たようなツールの乱立は、混乱を引き起こします。操作方法を覚える手間が増えるだけで効率化とは程遠く、重要な「情報の共有」ができなくなってしまいます。

すでに別のコミュニケーションツールが社内にあり併用を考えているのであれば、「ツールの使い分け」を明確にしましょう。例えば「社内用」と「社外用」に分ける方法や、「導入前のプロジェクトは既存のツール」「導入後のプロジェクトは新しいツール」という方法もあります。自社に合うスタイルで、基準の分かりやすいものがベストです。

対策②「サポート体制を整える」

効率化の実現は全員が使いこなせるということが前提になります。新しいツールの導入には使い方などを教える「社員教育」が必要となりますが、ツールのレクチャーをすれば全員がすぐに使いこなせる訳ではありません。苦手な人がいることもしっかり把握しサポート体制を整えましょう。

まずは、導入するツールを選ぶ段階で、「社員全員が使いこなせるか」に基準を置くことが大切です。「充実した機能」も大切な条件ですが、確実に使えそうなツールがおすすめです。説明会などを開催するだけでなく、導入後も社内のサポート体制を整えておきましょう。ツールによっては、誰かに聞かなくても操作方法などを案内してくれる「bot機能」が搭載されたものもありますので、このような機能に頼るのもひとつの手です。

対策③「使用ルールを明確にする」

これまで、冒頭の挨拶から始まるテンプレート化した堅苦しいイメージの「メール」を利用していた人が、お手軽でスピーディーな「ビジネスチャット」を利用するようになると、懸念されるのは「業務とは関係ない内容の増加」です。以前より雑談のような内容が増えてしまうと、集中力も下がり業務効率が低下してしまいます。

社会人としてのモラルに任せる部分もありますが、「使用ルール」を明確にしておくことが大切です。多少の雑談は、チーム内の円滑なコミュニケーションのために大切なことですから禁止という訳にはいきませんが、業務に支障をきたさない為にルール作りをしましょう。

対策④「ツールに備わっている機能をフル活用する」

コミュニケーションツールは、さまざまな会社から提供されており、それぞれに異なった機能や特徴があります。大半のツールがコミュニケーションをとる上の便利な機能が充実しているので、それらをフル活用することでデメリット解消することもできます。

いつでも簡単に利用できるが故に発生する、「業務時間外」や「休日」に頻繁に来るメッセージの問題。PCから離れてもスマホやタブレットでも確認できるので、気になって見てしまうとプライベートな時間が確保しづらくなり、心身の疲れや仕事への意欲低下も考えられます。そんな時には「メッセージの通知を制限する機能」を使いましょう。ツールによって機能の名称は異なりますが、帰宅時や休日は制限機能を使用するルールを組み込む事をおすすめします。

対策⑤「目的に応じたツールを導入する」

ツールを導入する時には、何かの目的があるものです。例えば「リモートワーク導入にあたり円滑なコミュニケーションが取れるようにしたい」や「情報共有をスムーズに行いたい」などです。この目的に応じたツールを導入することで、これらを達成できる可能性は高くなってきます。

「大は小を兼ねる」とは言いますが、さまざまな機能やサービスが全て搭載されている、いわゆる「大」のツールは費用もそれなりにかかります。今後も機能をすべて使う予定がなければそれは不必要なコストとなりますが、将来的にひとつのツールで社内のコミュニケーションを一元化したいと考えているのであれば、「大」のツールはおすすめです。

「チャットを使えるようにしたい」「ビデオ会議のツールが欲しい」といった明確な目的があるのならば、それらに特化したツールを選ぶ方が費用面でも社員教育の面でも効率的です。

まとめ

ビジネスチャット導入にはさまざまなメリットがついてきます。そのメリットをもっと大きなものにする為には、ツール機能のすべてを把握することが大切です。ツールが持つ能力のすべてを使いこなし、ルールを明確化することで、メリットを最大化することが可能になるのです。

ビジネスチャットのほとんどのツールは「サポート体制」が整っていますから、このサービスを積極的に利用しましょう。電話やチャットでの応対だけでなく、社員が解決策を提案してくれることもあります。

また、Webサイトには実際に利用している企業の「導入事例」を紹介しているツールも多いので、参考にして見てはいかがでしょうか。