営業資料不要？SFA導入でペーパレス化まで進められる！

営業活動のみえないコストとして、営業資料にまつわるものが挙げられます。お客さまへ渡す提案書や見積書は必要経費だとしても、上長への月次報告書や稟議書、営業日報などは本当に紙でなくては業務に差し障りがあるのでしょうか。営業支援ツールのSFAを活用すれば、営業資料が不要になるシーンが数多くあります。

SDGsやESG投資の動きによって企業のエコ活動が注目される今、営業セクションでも業務効率化とペーパレス化を目指してみませんか。

SFAを導入すると、エクセルファイルがなくなる

SFAは「Sales Force Automation＝セールス・フォース・オートメーション」の名の通り、営業活動をITの力で支援するシステムです。SFAの導入によって営業資料にどのような変化が起こるのかをみてみましょう。

SFA導入前：エクセルで月次報告書とグラフを作成

案件管理をエクセルファイルで行っているからデジタル化はできている、という方もいるでしょう。実際、月次報告書の作成やグラフ化など、数字の扱いに関してはエクセルの機能でカバーできる部分も多くあります。

しかし、「作成したファイルを過去にさかのぼってチェックしたい」「複数人のデータをまとめて見渡したい」という場合に不便だと感じたり、「担当者によって用語が異なり、管理担当が把握しにくい」「エクセルの熟練者と初心者で情報処理に差が出てしまう」「該当ファイルの検索に時間がかかる」といったデメリットを感じたりすることも多いのではないでしょうか。

SFA導入後：SFAのダッシュボードを共有する

SFAならダッシュボードから、営業活動に関わるすべての情報を共有できます。エクセルファイルにおけるデメリットはほとんど解消され、管理部門へ分厚いレポートを提出する必要もなくなるでしょう。

入力ミスや入力モレなど、人の力ではチェックしきれない部分もリマインダーやアラートで知らせてくれるので、人為的なミスが大幅に減少します。

資料作成時間も大幅カット、SFAの効率化効果は絶大

ひとつの案件に関して提出書類が複数ある場合には、何度も同じ情報を打ち込むことになります。このようなフローは、記載ミスや重複登録などトラブルの元となりかねません。

SFAは案件情報を一度入力すれば、必要な箇所へ自動的に振り分けしてくれるシステムをとっているものもあり、資料作成時間の大幅なカットと人為的ミスの低減がかなうでしょう。

SFAは何ができるのか

SFAには、企業の営業活動をサポートするためのさまざまな機能が搭載されています。SFAの導入で何ができるようになるのか、知っておきたい5つの機能についてご紹介します。

日報作成と管理

外回り営業の担当者は、お客さまを回ったあと「帰社して日報提出をするルール」という企業も少なくないでしょう。日報作成機能を使えば、システムにアクセスしたその場で入力ができるので、必ずしも帰社する必要はなくなります。

管理者も同様に、本部や地理的に離れた事業所からでもアクセスでき、「既読」「承認」「アドバイス」などをオンタイムで行えるようになります。

顧客管理・案件管理・商談管理

SFAは営業担当者一人ひとりの顧客情報や案件・商談情報をダッシュボードに集約していきます。集まった情報は組織の「集合知」として、成功パターンの検出や失注リスクの発見などに役立てられます。

営業担当者の行動計画を提出したり、訪問先や戻り時間などの情報をホワイトボードへ掲示したりする必要もなくなるでしょう。

帳票の発行・経費精算も

SFAツールには会計処理に役立つ機能が搭載されていることもあります。また、機能が不足していると感じた場合には、会計ソフトとのデータ連携で解消できるでしょう。

帳簿の発行や経費計算など、経理部門とのやり取りがオンライン化できれば、膨大な資料の保管や整理に人員を割く必要もなくなります。

ダッシュボードを見せると、営業資料は作成が不要に

営業資料にはリードリストや行動計画、プレゼン資料のたたき台や見積書などさまざまなものがありますが、SFAの導入で紙出力や回覧の手間が省けるようになるでしょう。

ダッシュボードをカスタマイズ化できるシステムも多いので、自社のビジネススタイルに合った形へブラッシュアップしていきましょう。

モバイル対応、すきま時間に入力も可能

モバイル対応しているSFAなら、電車移動などのすきま時間を活用して入力することができます。また、管理者もスマホやタブレットから更新情報をこまめにチェックすることが可能です。

効果：SFAで営業活動に無駄がなくなり、省力・時間短縮効果は大

SFAの導入によって「データ入力の手間」「紙出力の手間」「他部署とのやり取りの手間」が大幅に削減できます。タイムマネジメントの徹底で、コア業務に集中する時間を創出できるようになるでしょう。SFAは働き方改革に課題を持っていた組織にも有効に作用します。

SFA導入・運用から効率化が実感できるまでのプロセスとは？

SFAにはさまざまな効果がありますが、利用を開始したその日から誰でもスムーズに資料作成ができ営業活動が変化するわけではありません。導入効果を最大化させるために必要な下準備についてご紹介します。

SFAを使って、どんな課題を克服したいか、数値も含めてまず明確にする

新システムの導入にあたっては「システムありき」ではなく、組織内にどんな課題があるのか洗い出し、それに対応する活用方法を検討していくことが大切です。

・リード数が足りていない……リード〇％増加を目指す

・契約数が伸び悩んでいる……商談数を1人あたり〇件増やす

・顧客情報の属人化でビジネスがストップしてしまう……案件入力を業務化する

・営業担当者のスキルの差が大きい……成功パターンを〇例マニュアル化する

など、理想とする数値を挙げるだけでなく、実測値を分析して目標数を導き出しましょう。

効果が出るまで時間と手間がかかることは理解する

SFAは「集合知」の活用で効果が発揮されるツールだといえます。案件が一定数入力されるまでは、「この入力に意味はあるのか」「既存システムからの移行が面倒」「CRMさえあればいいのでは」などの疑問が生じるかもしれません。

営業メンバーには、効果が出るまでの期間を予測して伝えたり、導入の成功事例を紹介したりして理解を得ておきましょう。

導入は、クラウドだと保守いらず・導入コスト小

現在、ITサービスはクラウド型とオンプレミス型の2種が主流となっています。オンプレミス型は自社にサーバーを設置するため、カスタマイズやセキュリティの面で優れているといわれています。

一方クラウド型も情報通信技術の進歩により、強固なセキュリティを備えられるようになってきました。クラウド型は運用・保守が簡単で導入までのスピードが速く、経済的にも魅力を感じることが多いでしょう。

入力は楽な製品を選び、マイグレーション・大量入力は分業化・外注化も検討

営業支援の機能が豊富なSFAですが、すべての機能を使おうとすると、その分入力の手間が増えてしまうことがあります。現場へのヒアリングを欠かさずに、入力のタイミングや項目・一覧化などが適切なものを選定しましょう。

既存システムからのマイグレーションや紙資料の大量入力には、専任チームを設けたり、外注化を検討したりして、システムの導入によってビジネスが阻害されるようなことは避けなければなりません。

ユーザーサポートが必要な場合は、人員配置・ベンダーサポートも考慮して導入

システムをスムーズに運用するための人員配置にも考慮が必要です。中小企業においては、IT担当を強化するのが難しかったり、適切な人材が社内にいなかったりするかもしれません。ベンダーサポートへ頼ることも想定して、サービスの質や費用についても比較しておきましょう。

PDCAサイクルで上のレベルの改善を

SFAは、基本フォーマットのままでもある程度の効果が見込めるシステムですが、自社のビジネスにフィットしたカスタマイズを重ねることで、より効果を最大化できます。ベンダーのコンサルサービスや中小企業診断士など外部の力を借りて、PDCAサイクルを確立すればSFAと営業力の好循環が生まれるでしょう。

SFA導入の成功事例にみる効率化・営業資料以外の紙も消えた！

SFA導入によってどのようなシーンでの効率化が実現できたのか、実例をご紹介します。営業資料に限らず、意外な場面でもペーパレス化が進みます。

名刺管理のペーパレス化

社会人の挨拶に欠かせない名刺交換ですが、出会う人の数に比例して管理が難しくなってくるものです。いざ取り出そうとしても何冊目の名刺ファイルに収めたか、正確に覚えておけるものではありません。

名刺をスキャナで取り込んでデータ化できれば、保管のスペースと紛失による情報漏洩のリスクを低減できます。また、名刺交換アプリを利用することで、「紙の名刺を持たない」という選択肢も出てきました。

会計システムとも連携、帳票のペーパレス化

SFAを会計システムと連携すれば、紙仕事の多い経理部門のペーパレス化も図れます。税務調査などにもスピーディに対応でき、繁忙期をスマートに乗り切れるようになるでしょう。

電子サインシステムとの連携で、紙も印鑑も消えた

正式な見積書や契約書、納品書、領収書などをPDFで作成し、電子サインシステムを利用すれば、完全なペーパレス化が実現できます。

ファイリングの手間や保管スペースのコストが削減でき、データのバックアップ体制によって紛失リスクも低減。また、重要書類の処分にはシュレッダー作業の手間や情報漏洩リスク、事業ゴミ問題などがありますが、データであれば完全に消去すればよいのでその心配もなくなります。

SFAで営業資料は作成不要、一気に業務のペーパレス化を進められる

SFAに集約した情報はいつでも参照できるため、必要な情報を共有させておけば「営業資料」の作成は必要なくなります。オフィスの書架を持ち歩いているような安心感で営業活動にあたれるようになるでしょう。SFAと関連システムの連携で、業務のペーパレス化を進めましょう。

まとめ：SFAの導入で営業資料作成にさよなら、顧客のケアに時間を使おう

ペーパレス化の推進で、紙資料の保存・管理・検索・処分などの手間がなくなれば、コア業務や顧客との対応に集中できる時間が創出できます。

新たなシステムに慣れるまでは試行錯誤が必要かもしれませんが、業務報告の効率化や提案資料の共有化は、営業活動全体に大きなメリットを生み出してくれるでしょう。