業務連絡ツールはこうやって選ぶ！選び方やおすすめツールを紹介
働き方改革の広がりにより、テレワーク・リモートワークや時差出勤、時短勤務などが浸透してきています。
オフィスでメンバーと顔を合わせて仕事をする時間が減っている中で、情報共有や報連相のために業務連絡ツールの活用が欠かせなくなってきました。
本記事では業務連絡ツールのメリットとともに、選び方のポイントやおすすめツールをご紹介するので、まだツールを導入していない組織は参考にしてみてくださいね。
業務連絡ツールとは？
業務連絡ツールとは、社内の業務連絡を円滑にするためのコミュニケーションツールの総称。
グループウェア、ビジネスチャットツール、タスク管理ツール、社内SNSなどが含まれています。
電話だとタイミングが合わなければ出られなかったり、メールでは確認や返信に時差が生じてしまったりしますが、クラウド型の業務連絡ツールを活用することで手軽にリアルタイムの情報共有ができるようになるのです。
適切なツールを利用するメリット
適切な業務連絡ツールを活用することは、組織のコミュニケーションが活性化するだけではなく、さまざまなメリットが生まれます。
リアルタイムに情報共有できる
業務連絡ツールで送信した内容はオンライン上ですぐに確認することができます。
そのため、トラブルがあったときでもタイムリーに対応できたり、商談後にすぐ報告して指示を仰いだりすることができるので、スピード感が大事なビジネスの現場に最適なのです。
情報管理を一元化できる
情報管理が属人化していたり、複数のExcelファイルなどに分散してしまったりしていると、情報共有がスムーズにいかずにトラブルやミスが起きやすくなってしまいます。
しかし業務連絡ツールを活用することで情報を一元管理することができるため、業務の進捗状況や顧客情報などを社内全体で共有することができます。
また、退職や異動などの場合も一元管理していることで引継ぎがスムーズになるでしょう。
トラブルの発生を防ぐ
業務上のトラブルは、報連相の漏れやメンバー同士の認識のズレで起きやすくなってしまいます。
業務連絡ツールを導入することによりコミュニケーションが円滑になり、トラブルの発生を未然に防ぐ効果も期待できます。
業務連絡ツールの選び方
業務連絡に活用できるツールは多様なものがありますが、企業のセキュリティポリシーやITリテラシー、予算などさまざまな条件で選定する必要があります。
「せっかくツールを導入したのに活用されずに失敗してしまった」という事態を防ぐため、組織にとって最適なツールを選びましょう。
料金
クラウド型のツールでは毎月のランニングコストがかかってしまいますが、予算をかけたくない場合は無料で使えるフリープランが用意されているツールもあります。
ただし、利用できる機能に制限があったりサポートがなかったりするので、ビジネスで利用するのならば有料版も選択肢に入れましょう。
機能性
業務連絡ツールにどのような機能を求めているのかも選定のポイント。
チャットに特化したもの、スケジュール管理に特化したもの、タスク管理に特化したもの、すべてを包括しているものなどさまざまなソリューションがあります。
他にも、通話機能や外部サービスとの連携機能が搭載されているものもあります。
機能が少ないと物足りなかったり、反対に機能が多すぎると使いこなせない場合もあるので、ツール導入の際には必要な機能を洗い出しておきましょう。
使いやすさ
メンバー間でITリテラシーが異なる場合は、誰でもすぐに使いこなせるようになるために使いやすさにも注目しましょう。
・シンプルなインターフェース
・ドラッグ＆ドロップで操作できる
・マルチデバイスに対応している
・カスタマイズ機能がある
などが使いやすさのポイントなので参考にしてみてください。
おすすめの業務連絡ツール4選
ここからは業務連絡に活用できるツールを4選ご紹介します。
選定する際の参考にしてくださいね。
ショートメール
ショートメール（SMS）は、相手の携帯電話やスマートフォンの電話番号さえ分かっていればメッセージを送信することができる機能です。
会社支給の携帯電話でやり取りができるので、プライベートも確保できます。送信できる文字数に制限があるため、短い文章で用件のみ送りたい時に適しています。
なお、携帯会社にもよりますがSMSは1回の送信に携帯の通話料が1度数かかります。海外への送信などは特に1通50円～と高額となるので、今後頻繁にやり取りを行う予定があれば違うツールへの移行を検討したほうが良いでしょう。
スラック
ビジネスチャットツールの「スラック（Slack）」は、テキストチャットだけでなく音声・ビデオ通話、ファイル送信などの機能も充実しています。
「チャンネル」というグループチャットでは、部署やチーム、プロジェクトや顧客別などの単位でコミュニケーションを取ることができるため情報共有がスムーズになります。
また、連携できる外部サービスが豊富なので、自社で利用しているツールと連携することで更に効率がアップするでしょう。
メッセージの表示件数やファイルのストレージに制限があるものの、無料で利用できるフリープランもあります。
有料プランは中小企業向けの「スタンダード」、大企業向けの「プラス」、高度で複雑な組織向けの「エンタープライズ」があり、組織に合わせて柔軟に選択できるのもポイントです。
チャットワーク
「チャットワーク（Chatwork）」は充実した機能面が高く評価されているビジネスチャットツールです。
国内のベンダーが開発したツールなので、日本企業にとっての使いやすさにこだわっているツール。
テキストチャット、音声・ビデオ通話、ファイル共有のほか、タスク管理機能があります。
担当者と期日を設定できるため、プロジェクトの進捗管理にも最適。
フリープランのほか、個人向けの「パーソナル」、組織向けの「ビジネス」、管理機能が充実した「エンタープライズ」の料金プランから選ぶことができます。
トークノート
社内SNSの「トークノート（Talknote）」は、プライベートで利用しているSNSに近い使い勝手が人気です。
タイムラインやチャットではコミュニケーションや情報共有が活性化し、タスク管理機能でしっかりビジネスをサポートしてくれます。
また、解析機能に優れているのも特長。
アクセスや投稿などのデータから社員の意欲や離職意向を解析する「アクションリズム解析」と、アクセス時間から勤務時間や睡眠不足などを解析する「オーバーワーク検知」という機能があり、業務効率だけでなくメンバーの働き方やメンタルヘルスにもこだわったツールです。
導入のための初期費用、毎月の基本料金のほか、オプションを利用すると料金が発生します。
まとめ
電話やメールにはない機能を搭載している業務連絡ツールは、活用することで社内のコミュニケーションが活性化したりミスを防いだりする効果が期待できます。
クラウド型なのでリアルタイムな情報共有ができるのも魅力。
業務連絡ツールを活用して、効率化アップや生産性向上を実現しましょう。
