社外とのやりとりを「ビジネスチャット」で行うメリットとツール紹介

電話以外の社内外への連絡手段はまだ「メール」だけですか？

現在、ビジネスのやりとりのツールとして「ビジネスチャット」が主流になりつつあります。世界中の大企業がすでに導入しており、日本国内で利用できるツールも多く存在します。

同じ「文字」を送る手段なのに、「メール」と「チャット」では一体何が違うのでしょう。そして、多くの企業がこぞって導入するメリットはどこにあるのでしょう。

おすすめのビジネスチャットツールと併せてご紹介します。

ビジネスチャットとは？

チャットはインターネットを使ってリアルタイムに会話をする仕組みのことです。「ビジネスチャット」とは、この「チャット」を仕事上での業務連絡や、コミュニケーションの為に使うツールやサービスを指します。

これまで社内や社外との連絡の手段として主に「メール」でやりとりをしていた方は多いと思われますが、近年では「チャット」を導入する企業が増加しています。メールのマナーなどを気にすることもなく、手軽に短い文章でメッセージを送れるチャットは、業務の効率化にも一役買うことができます。

また、リモートワークでのデメリットとも言われてきたコミュニケーションの取りづらさも、ビジネスチャットで解決することができます。

ビジネスチャットで社外とやりとりするメリット

文字を送り合うのであれば、結局ツールを変えるだけであまり変わりはないように思えますが、ビジネスチャットを使うとさまざまなメリットがあります

メールとは違うビジネスチャットの便利さをご紹介します。

迅速なコミュニケーションが可能

メールでやりとりする際には、まず「宛先」「件名」を入力する必要がありますが、ビジネスチャットでは、これらは必要ありません。「要件」から始めることができるのです。

それ以外にも「冒頭の挨拶」などのメール上でのマナーも存在しませんから、短く、端的に用件を伝えることができるのです。メールのテンプレート的なやりとりを、ビジネスチャットに切り替えれば、大幅な時間短縮に繋がります。

1日に何件もメールのやりとりをしていた人にとっては、手間を削減することもできるので、業務効率をさらにアップさせることが可能です。

送信後に編集可能

メール送信後に、間違った内容を送ってしまったことに気付き、冷や汗をかいた経験のある人は多くいるのではないでしょうか。いくら注意深く確認していても、ついミスをしてしまうことはあります。

ビジネスチャットであれば、送信後に「編集」したり、「取消」をしたりすることが可能です。誤送信が、誤字脱字程度ではなく、社内の大切なデータであった場合、情報漏洩が起こることも十分に考えられます。

このようなリスク回避の為にビジネスチャットを選ぶ企業も多いのです。

セキュリティの安心感

チャットのやりとりであれば、プライベートで使っている個人向けのもので十分ではないかと考えるかもしれませんが、個人向けのチャットではセキュリティレベルが低いのです。

ビジネスチャットは金融機関でも使用されているほど、非常に高いセキュリティで守られています。社内だけでなく、社内の情報もやりとりするわけですから、安心して利用できるツールでないといけません。

現時点でも世界中の大企業の多くがビジネスチャットを利用しているという実績は、信頼の証でもあります。

グループ内での情報共有がスムーズに

ビジネスチャットは「グループ」を作り、そのグループ内に送信したメッセージは、グループ全員に共有されます。「CC」や「BCC」などをつける必要もありません。

メールと同じようにファイルを添付することもできるので、グループ内での情報共有がスムーズに行えるのです。

共有する人数が多くなるとミスをしがちなのが、送信漏れです。ビジネスチャットなら、作成したグループに用件や共有したい資料などを送れば、漏れることなく確実に共有できます。

ビジネスチャットを導入する際の注意点

ビジネスチャットを利用するのであれば「注意点」も把握しておきましょう。

円滑にツールを使いこなす為に、気を付けておきたいことをご紹介します。

無駄なコミュニケーションが増える可能性がある

ビジネスチャットは手軽に使えることがメリットですが、手軽すぎることでメールでやりとりをしていた時には行わなかった「業務と関係ないコミュニケーション」が発生し、かえって業務効率の低下を招くことも考えられます。

多少の「雑談のようなコミュニケーション」は円滑な業務を進める為には必要なものだと言われていますが、業務が疎かにならない程度に留めておきたいですね。

使用方法を教育する必要がある

今やスマートフォンでチャットを日常的に利用している人が大半ですが、「チャット利用をしたことがない」という人も一定数います。

また、ビジネスチャットとなればビジネスに特化した機能も充実しており、使用方法をレクチャーしないと使いこなせない人も出てくるでしょう。

効率的なツールを導入する為に、社員全員にレクチャーすることになれば、相当な時間が必要となってしまいます。

ツールによっては導入に抵抗を感じる可能性も

ビジネスチャットを導入する理由として多いものは「効率化」です。効率化を狙って導入しても、ツールによっては使いこなせず、かえって効率の妨げになってしまうこともあります。

チャットは日常の業務で頻繁に使うものですから、社員全員が「使いやすい」ものでないと意味がありません。

新しいツールに慣れるまでに時間がかかる人もいるので、導入する時にはツールを厳選する必要がありそうです。

おすすめのビジネスチャットツール6選

ビジネスチャットツールは、現在とても多くのツールが提供されています。どれを選べば良いのか迷ってしまうこともあるでしょう。

使い勝手が良くて、便利な機能が充実していると評判のビジネスチャットツールをご紹介します。

チャットワーク

現時点で225,000社以上に利用されている「チャットワーク」。「グループ」「個人」のやり取りなど、必要に応じて使う分けることができます。

日本製のツールである為、非常に使いやすくわかりやすいと評判です。チャット以外にもタスクリストの作成や、ビデオ通話機能まで搭載しているので、通常の社内外のやり取りだけでなく、リモートワークにも最適のツールです。

スラック

世界150カ国以上で導入されている「スラック」。高いセキュリティと誰にでもわかりやすいデザインが特徴です。

外部ツールと連携できるので、自分の使いやすいようにカスタマイズできます。多機能ですが表示はシンプルなので、初めて導入する企業にもおすすめです。

ラインワークス

個人版のLINEを利用している人は多いと思います。「ラインワークス」は、その個人版のLINEの使い勝手の良さをビジネス版で利用できるような感覚です。

誰しもが使い慣れたツールなので、企業に導入する時のレクチャーの手間がかかりません。個人版に比べるとセキュリティがより高いものになる上、アンケート機能やチャットbot機能まで搭載しています。

ワークプレース

SNSでお馴染みのFacebookが提供している「ワークプレース」。利用方法がFacebookに似ているのでユーザーであれば導入することは難しくないでしょう。

また外部ツールとの連携や、ライブ動画配信機能も充実しています。46言語への即時翻訳もあるので、世界中の企業とやり取りすることが多い企業におすすめです。

マイクロソフトチームズ

Microsoft社が提供している「マイクロソフトチームズ」。Microsoftのソフトウェアとの連携がポイントです。すでにMicrosoftシステムを利用している企業におすすめです。

マイクロソフト社は、これまでも幾つかのコミュニケーションツールを提供していますが、「チームズ」は「チャット」を重視したツールです。

トークノート

国産のビジネスチャットツール「トークノート」。最大の特徴は「AI」を搭載しているということです。アクセス時間や、やりとりを分析して社員それぞれの「業務意欲」や「コミュニケーション」を管理することができます。

「オーバーワークになっていないか」「社員の中でよくメッセージのやりとりをしているのは誰か」などを数字で表してくれます。

まとめ

ビジネスチャットはメールに比べると大幅な効率化が期待できます。導入時には社員全員に使い方をレクチャーするという時間がかかりますが、できるだけ「万人が使いやすくわかりやすい」ツールを選ぶことが大切です。無料でお試しができるツールも多いので、ぜひ利用してみましょう。

また、円滑にビジネスチャットツールを活用するには「ルール」を決めるものひとつの手段です。チームがわかりやすく、効率的に利用するにはどうすれば良いのかというラインを作ることをおすすめします。