電子契約サービス「クラウドサイン」にデメリットはあるの？

e-文書法や電子帳簿保存法が時代に即して改正されてきたことで、ペーパーレスの波が契約書や領収書にまで及んできています。

会社業務に関わる書類のペーパーレス化が進めば、用紙やインクなどの資源のムダを減らせ、人の移動が減ることでCO2の削減になるなど、「持続可能な社会」実現の一助となるでしょう。会社にとっても、大幅なコスト削減とバックオフィスの効率化が図れます。

ペーパーレス化の推進で注目される電子契約サービスのなかでも、導入シェア80％を誇る「クラウドサイン」について、デメリットも含めて詳しくご紹介します。

クラウドサインとは？

クラウドサインは2015年10月にサービスを開始したクラウド型の電子契約サービスです。「初期費用無料」「個人事業主でも利用可能」などの利便性から注目され、現在では登録者数国内1位という確固たる地位を築いています。

クラウドサインの概要

クラウドサインは、契約書はもちろん、発注書や納品書、請求書、領収書など、企業同士や事業所間での書面の交付に利用できます。

送信者と受け手側が書面の内容に同意したことを、「電子署名」と「電子サイン」を使って証明し、法的有効性を担保します。

書面はPDF化された状態でクラウド上に保管され、必要であればいつでも検索したりプリントアウトしたりすることができます。

クラウドサインの料金

クラウドサインには「Standard」月額10,000円、「Standard plus」月額20,000円、「Business」月額100,000円という3つのプランがあります。

「Standard」には電子契約サービスの基本機能が含まれているので、主に契約業務に使用する場合は「Standard」で十分だと考えられます。

「Standard plus」は「Standard」の機能に加えて、紙ベースの書類をPDF化したものをインポートできます。これまで会社で保管していた紙類もクラウド上で管理できるようになるので、電子化を進めたい会社におすすめです。また、相手側が紙ベースでの契約を希望した場合にも書面をデータ化しておきたいというケースに備えられます。

「Business」はアカウントやIPアドレスに制限をかけられたり、電話サポートを受けられたりするので、より高度なセキュリティ体制とサポート体制を求める場合には満足できるプランでしょう。

クラウドサインの提供会社

クラウドサインは弁護士ドットコム株式会社が提供・運営しています。弁護士ドットコム株式会社は、国内の弁護士の3人に1人が登録しているという法律相談ポータルサイトです。「弁護士ドットコム」ではオンライン相談や弁護士検索などができ、他に「税理士ドットコム」や企業法務情報サイト「BUSINESS LAWYERS」なども運営しています。

クラウドサインの特徴やメリット

「さらば、ハンコ。」のCMで話題のクラウドサインの特徴やメリットについて解説します。

運営会社の安心感

クラウドサインは弁護士が運営に携わっているので、さまざまな法律・法例に照らし合わせても安心の電子契約サービスを提供していることが特徴です。企業法務に関わるあらゆる場面を想定したシステムになっているので、使い勝手の良さと信頼性で高い評価を得ています。

セキュリティの安全性

クラウドサインは、ファイアーウォールの設置、複数の施設による多重バックアップ、ファイルと通信の暗号化など、さまざまなセキュリティ手段を講じています。契約を確認する時などに相手側が受け取るアドレスは「ユニークURL」と呼ばれる不正アクセスを防止するもので、第三者はまず辿りつけない仕様になっています。

さまざまなニーズに合わせた関連サービス

クラウドサインには、電子契約に関連したさまざまなサービスがあります。

・クラウドサインペイメント…契約と同時にクレジットカード決済ができます
・クラウドサイン SCAN…紙の書類のスキャンやデータ化を代行します
・クラウドサイン NOW…申込書などをタブレット仕様にすることで、顧客情報を即データ化します
・クラウドサイン Sales Automation…営業のプロセス全体を自動化できる営業支援ツールです

電子契約をもっと便利に利用したいという人には、すぐにかなえてくれる仕組みがきっとあるでしょう。

電子契約利用企業の約80%がクラウドサインを利用

2018年8月の矢野経済研究所の調査によると、クラウドサインの導入企業数は42,453社で、電子契約を導入している企業におけるシェアは80%だと公表されています。特にIT系企業での導入率が高く、「クラウドサインで、と伝えれば相手側にすぐに通じるのが便利」といわれるほどです。

すでに利用しているシステムとの連携が可能

クラウドサインはBox、kitone、Salesforce、Hubble、Slackと連携できます。すでに利用している営業支援ツールと連携をすれば、顧客情報との紐付けをしやすくなったり、進捗状況を確認しやすくなったりと、シームレスな営業活動が可能になるでしょう。

Web APIを利用すれば、上記以外の基幹ツールや社内システムにも連携可能な場合があるので、興味のある人は問い合わせてみましょう。

月5件まで無料のフリープランも

前述の料金プラン以外に、1カ月に5件まで無料で利用できる「お試しフリープラン」も設定されています。しかしこちらは、有料プランの電子署名が10年間有効の長期署名なのに対し、1年のみ有効というものなので注意が必要です。事業や契約書の性格によっては、最初から有料プランを検討したほうが良い場合もあるでしょう。

クラウドサインのデメリットや注意点

多くの利用者から「使いやすい」「大幅なコスト削減ができた」との評価を得ているクラウドサインですが、利用することでのデメリットや注意点はないのでしょうか。実際に使っている人の声を中心に紹介します。

最初は契約書の入力設定が少し面倒

契約書をアップロードして相手側に送信し、メールを受け取った人は電子署名を押印するだけの簡単ステップで契約締結できるとうたっているクラウドサインですが、実際の準備には少々手間がかかるようです。

契約書作成の手間は紙でも電子化でもそう変わりはありませんが、 クラウドサインでの作成には10項目以上の入力が必要だったり、 修正したい時にもPDF化というワンクッションがあったりと若干面倒に感じます。

書類情報の入力方法に不満の声

備考欄のレイアウト設定が難しいと感じる人が多く、使い慣れるまでは入力方法に苦戦することがあるようです。テキストボックスの配置やフォント設定などにこだわりたい人からも不満の声が寄せられています。

事業規模に合わせたプラン選定が重要

クラウドサインの有料プランは月額基本料以外に、書類送信1件ごとに200円が課金されます。電子契約のメリットのひとつが収入印紙代のかからないことですが、契約金額によっては送信料がこのメリットを打ち消してしまうこともあるでしょう。

月ごとの必要数や契約規模をかんがみて、費用対効果の高いプランを選定しましょう。

その他、機能面で気になるポイント

実際に利用している人からは他にも……

・ダッシュボードを有効活用したい
・印影も可能なように対応してほしい
・相手方へのわかりやすい説明資料がほしい
・金融機関や地方の中小企業には断られることがあるのでもっと啓蒙してほしい
・通信速度が遅いパソコンからだとアップロードに時間がかかる

といった声が寄せられています。

総合的な評価は良好

クラウドサインのデメリットや気になるポイントを紹介しましたが、いずれも「もっとこうなってほしい」という期待の表れともとれます。また、社内や相手側の理解を得るには、社会全体でペーパーレス化の機運を高まるのを待つ必要もあるでしょう。

「コスト削減」「業務効率化」という面では利用者の大半が満足しており、「総合的な評価は良好」と判断できます。

クラウドサインの他におすすめする電子契約サービス３選

電子契約はまだまだ成長する分野でもあり、利用者数で牽引するクラウドサイン以外にも多数のサービスが存在します。なかでもおすすめの3つのサービスについて、簡単にご紹介します。

NINJA SIGN

NINJA SIGNには4つのプランがあり、契約書の送信数はFreeプランで月5件まで、他のプランでは無制限で可能です。送信1件ごとに基本料から100円減額するという独自の「逆・従量課金モデル」を採用しているプランもあり、使えば使うほど得をするサービスといえます。

契約書のひな型として使えるテンプレートが豊富に用意されており、契約書の電子化をすぐに始めたいという人におすすめです。

クラウドスタンプ

クラウドスタンプはライトプランとベーシックプランの2つのプランがあり、ベーシックプランには電話で経営相談にのってもらえるという付帯サービスがあります。経営上のトラブル相談などに専門家が応じてくれるもので、初めての電子契約に不安があるという人や、契約に関する知識を持っておきたいという人におすすめです。

公式サイトには、従来の契約方法とクラウドサインを利用した場合のコストを比較できるシミュレーターが掲載されているので、導入を検討しやすいですね。

イースタンプ

イースタンプは契約締結までのスピードを重視した「認印タイプ」と本人確認を厳密にした「実印タイプ」の2種類があり、従来のハンコ文化に準じた使い分けが可能です。メール送信がそぐわないような相手にはスマートフォンまたはタブレットを使用した手書きサイン機能もあります。

サービス導入後にはメールや電話、オンラインでのサポートが受けられ、相手側へのサポート体制も整えられているので、電子契約の知識がなくても安心して始められるサービスです。

まとめ

リモートワークやWeb会議の増加で、直接会ったことのない相手側と契約を結ぶようなシーンも増えてきたことでしょう。ITは全国津々浦々に商圏を広げ、遠方のビジネスパートナーに契約書を届けなければならないこともあります。

電子契約は往復書簡や出張による移動のタイムラグをなくし、業務スピードを飛躍的に向上させることができます。

業務の効率化とコスト削減が同時にかなえられる電子契約は「やらない理由がない」と賞されるほど便利なサービスです。まずは無料プランから導入して、その効果を体験してみてはいかがでしょうか。