BIツールで根拠づけ、無駄なく納得の営業戦略の作り方

BIツールといえば、「新しいタイプの会計ソフト」「経営陣が見るデータ」といったイメージを持っている方も多いのではないでしょうか。確かにBIツールは、会計システムや販売管理システムのデータを分析することが多いので、管理部門に縁のあるツールです。

しかし、市場が多様化している今、数字を分析・可視化して次の一手を導き出すというステップは営業部門にこそ必要だといえるでしょう。営業でのBIツールの活用法と導入のヒントをご紹介します。

営業は数字の世界、しかし、その打ち手は数字に基づいているのか？

営業目標には「前年度〇％アップ」「成約〇件達成」「成約率〇％アップ」といった文言が並びます。現場では「月末までにあと〇件がんばれ」「商談は〇件控えているのでなんとか」というやりとりもされていることでしょう。

しかし、これらの数値は「根拠のある数字」なのでしょうか。「経営目標に合わせて」「ベテラン社員が設定している」「20年前から同じBIツールを使っている」という企業も少なくないのではないでしょうか。

社会様式が変容し、市場が多様化・複雑化していくにつれ「経験と勘」が通用しない場面が増えています。適切な数字を導き出すには何が必要か今一度確認してみましょう。

データ活用のない営業は何が問題か

企業の経営状況を表すデータを反映せずに営業活動をしていては、生産性の低いパターンにはまっていることにも気づけないかもしれません。

・データの用途が限られていて一部の部署でしかチェックしていない

・全国各地の営業所データをまとめきれてない

・繁忙期・二八・季節・天候などの変動に対応したい

・エクセルファイルでの管理が煩雑で属人化から抜け出せない

といった課題を持っているのならBIツールが有効に働きます。

数字が集約されない

エクセルファイルや旧来のBIツールでは数字を横断的に集約する機能が欠けているかもしれません。分析に長けている人材がいたとしても、基となるデータが不足していたり、間違っていたりしては有意なデータは得られないでしょう。

異常値・問題となる数字を迅速に把握できない

膨大なデータを人為的にチェックしていたのでは、活用にもいずれ限界がくるでしょう。また、前時代的な視点で設定したチェック機能では、注目すべき異常値や問題の端緒となる数値を迅速に把握できない可能性が高いといえます。

プロセスを数字にしにくい

単一の会計ソフトや営業担当者の結果報告だけをデータの根拠としてしまうと、営業活動のプロセスを数値化して観測することが難しいでしょう。マネジメントには「結果」だけでなく、営業担当者の行動全体を把握してどこに問題があるか、修正するにはどうしたらよいのか指導することが大切です。「プロセスの見える化」が可能となるツールの導入が必要でしょう。

数字の把握に膨大な時間がかかる

営業担当者を多く抱える組織では、一人ひとりからのデータの回収に業務が圧迫されているのではないでしょうか。メールでの督促や度重なる電話は、営業活動をかえって阻害してしまうこともあります。少ない労力でほぼ自動的にデータが集まるような仕組み作りが急がれます。

結果：根拠の薄い営業施策、長時間労働、スピードが遅いなど、営業業務の課題山積

根拠のないスローガンだけの施策では、営業努力で実現するにも限界があります。長時間労働を余儀なくされたり、データの集約に半月以上かかってオンタイムでの対応ができなかったり、メール上での人為的ミスが誘発されたりという課題は、BIツールの活用によって解決できることがあります。

BIツールで数字を一元管理することから始めよう

ひとつの商談が成立したときには「提案回数」「行動時期」「見積額」「契約額」「購入履歴」「販売時期」「顧客像」「担当者像」など、さまざまなデータが得られます。これらをただ蓄積しているだけでは、企業の情報資産とはいえません。すべてを「見える化」して、活用できるよう一元管理することを目指しましょう。

BIツールで集計

BIツールでデータを集計すれば、人海戦術で行っていたデータ収集業務は必要なくなります。ある企業では集計業務が半分以下になったという例も。余剰時間はデータ分析や本来のマネジメント業務に充てることができます。

BIツールで集約、分析

BIツールに集約したデータは、各種分析やレポート作成に活用できます。データアナリストや外部のコンサルタントへ依頼していた分析業務が社内で行えるようになるので、意思決定のスピードアップが実現できるでしょう。

営業・会計・マーケティング、各分野の数字を集約可能

営業には営業支援システム、経理には会計ソフト、マーケティングにはMAと、すでにITツールを導入している組織もあるかもしれません。BIツールは各分野の数字を集約して、データを俯瞰でとらえることができるようになります。予実管理の確度が高まり、課題の発見や新ビジネスのアイデアにも役立つでしょう。

営業活動の数字の分析に使えるBIツールの機能

BIツールの大きな特徴は、数字の羅列を誰が見てもわかるグラフや集計表に整理してくれることです。大まかな変遷はダッシュボードでとらえ、細かな対応は紐づけされたデータを深掘りしていくといった使い方で、営業担当者一人ひとりが数字に敏感に対応できるようになれます。BIツールの代表的な４つの機能について紹介します。

レポーティング：ダッシュボードで表示、レポート作出の時間は0

BIツールに集約されたデータはダッシュボードで表示されます。指定期間や指定メンバーでの抽出も容易で、報告書やレポートがほぼ自動で作成されているといってもよいでしょう。

また、管理者を含めた全メンバーで共有できるので、報告書の提出すら必要なくなるかもしれません。

OLAP（オンライン分析処理）分析：リアルタイムで顧客行動を分析

OLAP分析を用いてのクロス集計や川上分析はBIツールの真骨頂ともいえます。顧客行動の分析や市場調査、会社が行っているマーケティング施策の有効度チェックなどへの活用が期待できます。

データマイニング：営業パフォーマンス分析にも有効

データマイニングとは、膨大なデータのなかから統計学やAIなどの力で、相関性の強さやパターンを発見してくれるシステムです。

部署・支店・メンバーごと、または販売額・製品などを主軸とした分析で問題点の洗い出しが可能になります。目標達成度の把握やビジネスが滞っているポイントの分析にも有効です。

プランニング：シミュレーションにより予実管理・戦略立案

予算管理や課題の改善についてはシミュレーションを実行できます。経験と勘に基づいた感覚的な予実管理や一部のメンバーの成功体験に依る改善案とは異なり、客観的に評価された戦略を、自信を持って実行できるというメリットがあります。

失敗しないＢＩツール導入のヒント

データを活用した経営戦略と営業活動に効果的なBIツールですが、「導入しても定着しない」「エクセルと同様の使われ方しかしていない」などの落とし穴があります。BIツール導入を成功させるためのポイントをおさえておきましょう。

まずはデータにアクセスできる基盤を作る

BIツールは異なる部署のデータも集約して一元化・分析することで強みを発揮します。BIツールの導入目的を明確にし、特定の部署に偏った構成になってしまうことは避けましょう。BIツール定着のポイントは「全社員が活用するのに必要十分な基盤データ」にアクセスできるようにすることです。

シンプルに可視化から始める

基盤データから分析結果を得られても、「数値の推移をチェックしたい」、「クロス分析でレポート化したい」など、部門によってデータ活用のスタイルは異なるでしょう。基盤データの可視化には、部門ごとにカスタマイズされたダッシュボードを用意することをおすすめします。

データ活用を奨励する

さらにデータ活用を奨励するためには、基盤データ構築と同時にメンバーごとのセルフサービスBIを導入することも検討しましょう。専門知識がなくても視覚的に操作可能なセルフサービスBIなら、メンバー各人に合った運用が可能です。

まとめ：BIツールで、営業部門の効果的なデータ利用を促進しよう

BIツールは会社に集まる情報を整理して情報資産として活用できるようにする仕組みです。BIツールのレポーティング機能とOLAP分析を活用すれば、営業活動を最適化するためのデータが得られるでしょう。

BIツールなら明確な裏付けデータのある指標設定ができ、報告書作成の時間も短縮できます。外部コンサルやベンダーサポートの力も借りて、自社のビジネスに合ったデータ活用の手法を検討してはいかがでしょうか。