「BtoBプラットフォーム契約書」のメリットとデメリットについて

BtoBプラットフォーム契約書はどのようなサービス？
BtoBプラットフォーム契約書を利用するメリット・デメリットが知りたい

本記事に辿り着いたあなたは「BtoBプラットフォーム契約書」のサービス内容やメリット・デメリットについて知りたいのではないでしょうか。

結論、BtoBプラットフォーム契約書は企業間での契約書の締結・管理・ワークフロー（社内承認）を電子化し、Web上で一元管理できるサービスです。

またBtoBプラットフォーム契約書を利用すると、ブロックチェーン技術によるセキュリティの強化ができるメリットがあります。

しかし、外部サービスと連携するにはゴールドプランを利用しなければなりません。

2024年1月の電子帳簿保存法改正にともない、書類のデータ保存が義務化され対応に追われる企業もあるでしょう。

本記事では、BtoBプラットフォーム契約書の概要やメリット・デメリットなどについて解説しています。

BtoBプラットフォーム契約書が自社に適しているか知りたい方や、使いやすい電子契約サービスを探している方はぜひ参考にしてみてください。

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BtoBプラットフォーム契約書とは企業間の契約締結・保管・共有ができる電子契約サービス

「BtoBプラットフォーム契約書」とは、企業間の契約書に特化した電子契約サービスです。

株式会社インフォマートが運営しており「BtoBプラットフォーム」という企業間であらゆる帳票をWeb上でやりとりできるサービスを展開しています。

サービス例は以下のとおりです。

• BtoBプラットフォーム商談
• BtoBプラットフォーム請求書
• BtoBプラットフォーム受発注
• BtoBプラットフォームTRADE
• BtoBプラットフォーム規格書

BtoBプラットフォーム契約書を導入すると、契約に関わる全ての書類を1つにまとめ、一連の流れをシステム上で完結できます。

Web上でやりとりするので、印紙代や郵送代といったコストがかからず、迅速・簡単に業務を行えます。

運用実績は25年以上で利用企業も110万社以上ある点から、豊富な実績があり信頼できるサービスだといえるでしょう。

契約業務のコスト削減をしたい方や、完全ペーパーレス化を目指す企業におすすめです。

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BtoBプラットフォーム契約書の料金

プランによって、使用できる機能が異なります。

ワークフロー機能は3ユーザーまで無料で連携可能です。

またゴールドプランのAPI連携は別途、設定費用が発生します。

自社ではどの機能を活用したいのかを整理して、検討するのがおすすめです。

導入するか迷う方は、まずはフリープランで試してみましょう。

BtoBプラットフォーム契約書の特徴やメリット

BtoBプラットフォーム契約書を利用するメリットは以下のとおりです。

1. フリープランがある
2. ブロックチェーン技術によるセキュリティの強化ができる
3. 扱うファイル形式が多い
4. 取引先の賛同を得やすい
5. 見積・契約・受発注・請求が１つのインターフェースで管理できる
6. 豊富な機能が搭載されている

特徴とあわせて見ていきましょう。

フリープランがある

BtoBプラットフォーム契約書にはフリープランがあります。契約を交わし書類を保管したり、書類を閲覧できる人に制限をかけたりする機能が無料です。さらに契約期限が切れる前に通知を受信する機能も利用できます。

まず試しに使ってみたい方や、利用件数が少ない方におすすめのプランです。

ブロックチェーン技術によるセキュリティの強化ができる

書面で取引する場合と違って、電子情報はファイルを編集できる環境があれば、改ざんなどが比較的簡単に行えてしまいます。

BtoBプラットフォーム契約書であれば、電子署名とタイムスタンプが付与されているので、偽造や改ざんの防止が可能です。また、ブロックチェーンという暗号技術を取り入れているので、常に高レベルのセキュリティを保持しています。

機密情報を取り扱わなければならないケースにおいても、安心です。

扱うファイル形式が多い

契約書ファイルとして登録できるのは、WordとPDFのみです。WordファイルはPDFに自動で変換されます。

契約書はPDF形式しか登録できないサービスもある中、Wordに対応しているのはメリットです。

なお、同時に添付できるファイルの形式は以下のとおりです。

• Excel
• Word
• PowerPoint
• txt
• csv
• pdf
• jpg
• jpeg
• gif
• png
• zip

企業によっては、契約に必要な書類が多い場合もあるでしょう。BtoBプラットフォーム契約書なら書類の多さや異なる形式も問題ありません。

取引先の賛同を得やすい

BtoBプラットフォーム契約書は、取引先の賛同を得やすい事も利点です。

サービスを利用している企業から招待された側は、無料でIDを取得して利用できます。

相手に有料プランを契約しなくて済むので、取引先の賛同を得やすく、スムーズに導入できます。

見積・契約・受発注・請求が１つのインターフェースで管理できる

BtoBプラットフォームには契約書の他に、見積・契約・受発注・請求といったサービスがあります。

すべてが簡単に連携可能で、見積・受発注・請求などの書類も全てまとめて同じ一つのアカウントで管理可能です。これは、請求書サービスや受発注システムなどを提供しているBtoBプラットフォームならではでしょう。

BtoBプラットフォームは、将来的に書類を全て電子化されたい方にとって、ぴったりのサービスです。

豊富な機能が搭載されている

BtoBプラットフォーム契約書には、優れた機能が豊富に搭載されているのが魅力です。

特筆すべきは、ワークフロー機能が付いている点です。たとえば、契約締結に上司の承認を得ないといけない場合も、ワークフロー機能を使えばWeb上で承認を得られます。

あらかじめ承認ルートを設定すれば、申請・承認が遂行されるので、今までの承認フローを変えずにすみます。

上位プランになるほど使用できる機能が増えて、業務効率化を進められるでしょう。

また契約書締結や管理にかかる時間と手間も大幅にカットできます。

BtoBプラットフォーム契約書のデメリットや注意点

BtoBプラットフォーム契約書のデメリットは以下のとおりです。

1. 利用する手間がかかる
2. 相乗効果のあるツールがない
3. 機能が多くて利用方法に迷う

注意点も把握しておきましょう。

利用する手間がかかる

どうしてもの紙の書面で契約書を交わさなければならない場合、担当者自身で契約書をスキャンしサーバーへアップロードする手間がかかります。なおBtoBプラットフォーム契約書はタブレットやスマートフォンに対応していません。

またクラウド型のサービスなので、取引先にもBtoBプラットフォーム契約書に登録をしてもらわなければなりません。どの電子契約サービスでも、取引先に登録の手間が発生する点は同じです。

自社のビジネスがBtoBであれば、さほど大きなデメリットにはならないでしょう。

相乗効果のあるツールが少ない

BtoBプラットフォームのサービスでは、社内業務で活用できるツールが少ないデメリットがあります。

たとえば会計や給与計算、勤怠管理といったツールもあれば、社内の管理業務をBtoBプラットフォームでまとめられるでしょう。

外部ツールと連携するにはゴールドプランを契約しなければなりません。

また連携するには設定費用が発生するため、コストを抑えたい企業にとって気になるポイントです。

機能が多くて利用方法に迷う

全体的に便利な反面、機能が多くて利用方法に迷いやすい点はデメリットです。

初回利用時にチュートリアルはありますが、どの順番で利用したらいいか迷う方もいます。またユーザーインターフェースの改善を求める意見も見受けられました。

もし動作に迷った際は、サポートも充実しているので、問い合わせをしてみてください。

BtoBプラットフォーム契約書の他におすすめする電子契約サービス2選

BtoBプラットフォーム契約書の他におすすめする電子契約サービスは以下の2つです。

1. 電子印鑑GMOサイン
2. freeeサイン

それぞれのサービスについて紹介します。

電子印鑑GMOサイン

電子印鑑GMOサインは、ITインフラを支えるGMOが提供するサービスです。

1回あたりの送信料が100円で、1ヶ月単位の契約によりスモールスタートに適しています。

また一度に最大1,500件送信できる機能や、フォルダの閲覧範囲の設定で部外秘の書類も安心して保管できる機能を搭載しています。

優れた機能が多数搭載されているのは、20年以上日本のインターネット基盤を支えている企業ならではです。電子印鑑GMOサインを活用すれば、電子契約書を締結・送信するだけでなく、契約書の管理業務を効率化できます。

まずはスモールスタートしたい方や、大手企業の電子契約サービスを使いたい方におすすめです。

＞＞電子印鑑GMOサインに問い合わせをする

freeeサイン

freeeサインは「freee会計」や「freee人事労務」などを展開するフリー株式会社の電子契約サービスです。

料金プランは3つあり、必要に応じて機能がパッケージ化されているので、利用する範囲に合わせて選択しやすいのが特徴です。

取引先への送信方法は、SMS送信やURL発行も可能です。

実店舗で契約する場面でも、タブレット1台あればその場で電子契約を締結できるため、オフラインのやり取りがある企業におすすめです。

無料トライアルができるので、まずは試してどのプランが自社に合うか検討しましょう。

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まとめ｜BtoBプラットフォーム契約書で電子契約を効率化

BtoBプラットフォーム契約書を導入すれば、大幅なコストカットや、契約業務の効率化が期待できます。

ただし利用するには取引先にも登録してもらわなければならない点や、使いづらさを感じる点がデメリットです。

BtoBプラットフォーム契約書なら25年以上運用しており、110万社以上に利用されている実績があります。

まずはフリープランで実際の画面を操作して、契約書を作成してみるのがおすすめです。

電子契約サービスを活用したいと考えている方は、BtoBプラットフォーム契約書を検討してみてください。

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