日報は無駄な作業？日報を無駄にしない3つのコツ

業務終了時に「日報」を付けている企業は多く存在します。その日の業務内容を報告するだけでなく、自分自身の業務内容を振り返るために大切な作業であると言えます。日報がないという企業でもOJT時に書いた覚えがあるのではないでしょうか。

しかし、実際に毎日報告するとなると「書くことがない」という気持ちになった経験はありませんか。日報がただの「空白を埋める作業」と化してはいないでしょうか。

このように日報の意味を見失ってしまう事には「原因」があるのです。

日報を無駄にしないためには、どのような点に気を付けるべきなのでしょうか。３つのコツをご紹介します。

日報の弱点

毎日、終業後に作成する日報。社員にとっても、管理する側にとっても、その日の業務内容や課題を見つけるためには便利なものですが、決してメリットだけではありません。

日報の弱点を把握しておくことも大切です。

「受け身の態度」を助長する

日報は「自分ができなかった課題を見つけ、その原因や反省点を洗い出し、今後の対策を考えるもの」です。計画的にコツコツと成長できるものではありますが、やらなければいけない「業務の中のひとつ」になってしまうと、受け身の態度を助長してしまう可能性があります。

目標達成の意欲が自主的に持てるようにならなければ、日報は意味のないものとなってしまいます。

「本当の課題」が見えてこない

企業やチーム単位で日報を課している場合、その内容は自分で振り返るだけでなく、上司などの責任者が確認することとなります。

日報は自分自身やチームの為だと分かってはいても、つい上司の目や評価を気にしてしまうものです。上司がどう思うかを考えながら書くのでは「本当の課題」は見えてきません。

惰性で行ってしまう

日報は毎日のことですから、つい惰性で行ってしまいがちです。「こう書いておけば大丈夫だろう」という気持ちで、とにかく空白を文字で埋める作業を行うようでは、ただ時間を無駄にしているという事になってしまいます。

日報が無駄だと思われる３つの理由

日報には無駄だと思われる面が幾つか挙げられます。「あまり意味がない」と考えられる理由を3つご紹介します。

これから日報を取り入れようと考えているのであれば、これらのこともしっかり頭に入れて検討してみましょう。

書くことがない

毎日、業務内容が変化するようであれば、日報に反省点や改善点を書くことができるでしょうが、コツコツ積み上げていくような業務の場合「書くことがない」というのが本音ではないでしょうか。

わずか1日で何かを成し遂げることも難しいので、内容も似たり寄ったりのありきたりなものになりがちです。

時間がもったいない

日報にかける時間については、個人によってさまざまです。10分程度で作成できる場合もあるでしょうが、企業によっては1時間以上かけないと作成できないほどの内容を課しているところもあります。

振り返る事は大切な事ですが、これは毎日の事ですから、月単位または年単位で考えると、かなりの時間を反省に費やしていることとなります。その時間を別の業務に当てることもできるのではないでしょうか。

行動を管理されたくない

一日どういう行動をしていたのかを記入しなければならない場合、自分の行動を管理されているような気持ちになってしまいます。

業務時間内のことなので決して悪いことではありません。しかし、一見時間の無駄に見えて重要な役割を果たしている業務も多く存在しますから、文字で書かれた内容だけで判断されてしまうようなこともあるでしょう。

日報のメリット

その日を振り返る日報は、なかなか手のかかる作業ですが、そもそもの目的は「自分自身の改善点を見つけ次に生かすこと」です。キチンと日報の意味を理解し活用すれば、自分自身やチームの成長と助けてくれるものです。

それぞれの目線でのメリットをご紹介します。

個人目線でのメリット

どのような業務についていても、自分自身をこまめに振り返り改善していくという作業は必要なことです。チームや企業の目標達成のために、今自分が出来る事や、やらなければいけない事を考え認識する事で、効率的に業務を進めることが可能だからです。

忙しい時には、つい目の前の作業をこなすことばかりを考えがちですから、ゴールを見失わない為には大切なことです。

部署目線でのメリット

チーム内での全体的な動きを把握できる日報は部署目線で考えると、とても有益なものです。業務バランスを考える上で参考にすることができるだけでなく、日々の進捗状況を元に戦略を立てることもできます。

また、チーム内で異動があった場合でも、情報が残っているので引き継ぎもしやすく、スムーズにバトンタッチできます。

マネジメント目線でのメリット

チームや企業の責任者は、ただ効率的に業務を振り分けるだけでなく、社員の管理も大切な仕事となります。日々、日報を通して社員の現在の状態を把握することができるので、適切なフォローをすることが可能です。

また、タスクの見落としにもいち早く気付くことができるので、リスクを最小限にすることができます。

日報を無駄にしないための３つのコツ

日報を導入する場合、どのような事に気をつければ良いのでしょうか。社員の成長のために始めても、ただ無駄になるようでは時間も労力も効率的ではありません。

「３つのコツ」を意識しながら日報を生かしてみましょう。

目的を明確にする

まず「日報は何のために作っているのか」という目的を明確にしましょう。

日報の目的は「自分自身の業務内容の振り返り」「上司などの責任者への業務報告」「チーム内での情報共有」の、3点が挙げられます。目的がわかると、どのように日報をまとめるべきなのかが見えてくるでしょう。

形式に縛られない

日報は項目などを指定したテンプレートがあるパターンが多くみられます。効率的に振り返る事ができるので、便利なものではありますが、形式に縛られ過ぎてしまうと、ただ枠内の空白を埋めるだけの作業と化してしまうこともあります。

あまりに報告の項目が多いと、作成する側もそれらを確認する側も時間を取られてしまいますから「内容は端的に」を心がけましょう。

活用できる環境を整える

ただ日報を提出させるだけでは、意味がありません。情報をキチンと活用できる環境を整えましょう。

クラウド型の情報共有ツールを導入するなどすれば、上司だけでなくチーム全体で個人の進捗状況や情報などを把握することができます。これらの情報を元にして、さらにチーム内での活発な意見交換も期待できます。

おすすめの「日報アプリ」５選

日報にも、便利に活用できるアプリが存在します。効率的に日報を利用するためにも、ぜひ取り入れてみてはいかがでしょうか。

おすすめの「日報アプリ」5選をご紹介します。

gamba!

部署や業務内容によって、必要な項目は異なるので、いくつもの日報テンプレートを作成することができる「gamba!」。タイムライン形式で日報を見ることができるので、チェックする側も効率的に確認することができます。PC、スマートフォン、タブレットでも使えます。

houren.so

スマホを使い5分で日報が作れるという「houren.so」。デスクワークの人だけでなく、離れた現場で作業をする人も「写真」で現状報告できるなど、より具体的な情報共有が可能です。「hou!」ボタンで既読を知らせることができるのも手軽で便利です。

キントーン

28のパーツを組み合わせ、業務内容に合ったテンプレートを作成することができる「キントーン」。案件やタスク管理ができる「プロセス管理」もあり、業務のやり残しも防ぐことができます。また、日報で溜めたデータを生かし、グラフ化・分析も可能です。

日報くん

利用料が業界最安値の「日報くん」。月額40円/人からなので、ランニングコストを抑えることが可能です。テレワーク中は個人の業務内容や進捗状況が把握しづらい場合もありますが、出社時とテレワーク時の作業効率を分析することもできます。

BeWorks

業務日報と営業日報の切り分けができる「BeWorks」。日報を提出すると「労務時間」や「労務費」の集計をしてくれます。これまで時間がかかったこれらをまとめる作業も効率的に使うことができます。

まとめ

日報は自分自身の仕事内容を振り返り、日々改善していくためには必要な作業です。毎日コツコツ行うことで自分自身の成長やチーム内での情報共有に繋げることも可能です。

しかし、やり方によっては目的を失ってしまい、ただの作業となってしまうこともあるので、手間をかけずに効率よく情報を生かせる方法を考えるようにしましょう。