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オンライン会議は参加者が一か所に集まる必要がなく、開催場所も選びません。新型コロナウイルスの影響もあり、オンライン会議を導入する企業が増えています。そして会議の内容を共有したり、見直したりするために必須なのが議事録です。
誰が見てもわかるように簡潔にまとめる必要があるため、作成には労力と手間がかかります。しかしオンライン会議の場合、ツールの活用によって労力と手間を大幅に削減可能です。なかには自動作成してくれるツールもあります。
今回はオンライン会議の議事録を作成する方法や、ツールを使うメリットを解説します。ツールを選ぶ際のポイントも紹介するので、議事録をスムーズに作成したいと思っている方は、ぜひ最後までご覧ください。
なお、オンラインミーティングで商談を行う上で最もおすすめなツールは、meet inです。ダウンロードが一切不要で即時接続でき、名刺表示機能や契約書押印、文字起こしなど商談に特化した機能が揃っています。
オンライン会議の議事録作成は、主に次の4つの方法があります。
・会議中にとったメモを参考にする
・録画・録音機能を使う
・ホワイトボード機能を使う
・議事録自動作成ツールを使う
オフライン会議に比べて、作成方法のバリエーションが多いことがおわかりになると思います。それぞれ具体的にどのような特徴があるのか解説します。
従来の議事録作成の方法といえば、会議中にメモを取り、終わったらメモを参考に発言を整理してまとめるというのが主流でした。しかしこの方法では、議事録作成者にとってかなり負担となります。
なぜならスムーズにメモを取るために、事前に資料に目を通したり、参加者を全員把握しなければならないからです。会議中も重要な発言を聞き逃さないよう、メモを取りながら常に耳を傾けていなければなりません。
また議事録作成後も内容と、発言が一致しているのかを確認、修正する必要があります。そのため、この方法では完成するまでに数日かかることも多くありました。オンライン会議となると参加人数が多いケースもあり、この方法ではますます負担が重くなるばかりです。
前述のように、会議の内容を手書きでメモするのはかなり負担となります。そこで便利なのが録画や録音です。オフライン会議の場合ビデオカメラを設置したり、ボイスレコーダーを使用したりすることで、一言一句逃すことなく記録できます。
何度も聞いたり見返したりできるので、作成者の負担も大幅に減ります。オンライン会議のツールであれば、録音や録画機能が備わっているものもあるので、機器の準備をする必要がありません。
例えばZoomは「レコーディング機能」というものが備わっており、ボタン一つで好きなタイミングに録音や録画が可能です。あらかじめ設定しておけば自動で録画もできます。
会議を進めていくうえで、会話やチャットだけでは伝えにくい内容もあると思います。そのようなときに便利なのが「ホワイトボード機能」です。その名の通り、表や図を手書きで自由に書き込めます。
書き込んだホワイトボードは、そのまま議事録としても保存可能です。会議終了後に書き写す手間はありません。フローチャートや図のテンプレートも用意されているので、どのように伝えれば良いか頭を抱える必要もないでしょう。
さまざまなツールに搭載されていますが、使用感などはそれぞれ異なります。実際に使ってみて使いやすいものを選ぶとよいでしょう。無料で利用可能なツールもあります。
AIによる音声認識によって、自動で議事録を作成してくれるツールやアプリもあります。オンライン会議は参加者が大人数になることも多く、メモや録音では議事録作成がいつも以上に負担となります。
しかし議事録自動作成ツールであれば、発言を自動でテキスト化してくれるので、手動で文字起こしする必要がありません。高性能なものは発言者ごとに区切って議事録を作成してくれたり、発言を外国語に翻訳してくれたりするものもあります。メリットについては次章で詳しく解説します。
オンライン会議で議事録自動作成ツールを使う主なメリットは、次の通りです。
・議事録作成の負担を軽減できる
・他の業務に集中できる
・情報共有が容易になる
詳しく解説します。機能を使いこなすことで、社内業務全体の効率向上も期待できるでしょう。
音声認識で発言を自動的にテキスト化してくれる議事録自動作成ツール。リアルタイムで発言をテキスト化できます。利用すれば参加者をすべて把握する必要も、常に発言に耳を傾けてメモを取る必要もありません。
文字起こしすら必要ないので、議事録作成担当者の負担を大幅に軽減できます。音声をそのままテキスト化してくれるので、手動で入力するときに発生しやすいミスも防げるでしょう。
また議事録を作成するのが不慣れな担当者だった場合、内容を上手く整理できずにタスクを見落としてしまうリスクもありました。しかしツールのなかには、発言者の会話の内容から「○月○日企画書作成」など自動でタスクを抽出し、管理してくれるものもあります。タスクを見逃すリスクを減らせるのも大きなメリットです。
頻繁に発言のやり取りがされている会議の場合、10分程度の会話を手動でテキスト化しようとすれば、1時間以上かかることもあります。文字起こしや確認、修正する量が多ければ、それだけ他の業務を圧迫することになるでしょう。
しかし自動作成ツールを使えば、文字起こしは不要です。担当者は本来の業務に集中できます。人でなければできない仕事に集中できる環境をつくることで、生産性の向上に繋がるでしょう。
従来は、議事録を作成した後にメールでの共有が一般的でした。しかしそれでは宛先の設定をしたり、メールの文章を考えたりと手間がかかります。メールの送信漏れや受信者側の確認忘れなどのリスクもありました。
しかしその手間も省くことが可能です。クラウド上でデータ管理できる議事録自動作成ツールなら、会議終了と同時に議事録を作成し、すぐ必要なメンバーへ共有できます。また過去の議事録をすぐに検索できるので、探す時間を短縮できるのもメリットです。
議事録自動作成ツールはいろいろあります。どのようなツールを選べば良いかわからない場合は、以下のポイントを参考にしてください。
・音声認識の精度が高いツールを選ぶ
・機能が使いやすいものを選ぶ
・セキュリティ機能をチェックする
具体的に解説します。
ツールによって音声認識の精度には差があります。より正確な議事録作成のためにも、精度の高いツールを選ぶことが大切です。特に取締役会や株主総会、契約に関する会議など重要なシーンでは内容の正確性が求められます。
ツールを選ぶ際はどのようなAIエンジンを使っているのか、どのような実績があるのかも確認しましょう。
とはいえ、どんなに高精度のツールでも、特有の言い回しや固有名詞は認識できない場合があります。認識が難しそうな用語はあらかじめ辞書登録しておいたり、AI学習機能を使ったりするのも精度を高めるポイントです。
すべて搭載されているとは限りませんが、議事録自動作成ツールには音声のテキスト化以外にも次の機能があります。
・カレンダー読み込み機能
・タスク管理機能
・多言語翻訳機能
・辞書登録機能
・AI学習機能
・フィラー除去機能
・句読点自動挿入機能
・テンプレート機能
上記のなかで使う必要のない機能もあるでしょう。機能がたくさんあっても、使いづらければ有効活用できません。どのような付随機能が必要かを考えてツールを選ぶことで、自社にとって使いやすいツールを選択できるでしょう。
議事録自動作成ツールの多くは、クラウド上で提供されています。そのためセキュリティがしっかりしているかは重要なポイントです。セキュリティが脆弱なツールだと情報流出するリスクが高まります。社外秘の情報が漏れた場合、企業に大きな損失を与えることになるでしょう。
ツールによってはIP制限や、アクセスログの抽出が可能なプランもあります。重要な会議で使用する場合は、セキュリティがしっかりされているツールを選びましょう。
議事録自動作成ツールをオンライン会議で活用することで、大幅な時間と手間を減らすことが可能です。担当者の負担も減らせるので、本来の業務に集中してもらえるでしょう。他にも情報共有が簡単になるなど多くのメリットがあります。
どのような機能が必要なのかを確認し、自社にとって使いやすいものを選びましょう。重要な会議に使うのであれば、セキュリティ面もしっかりしているツールを選ぶ必要があります。上手く活用して業務の効率化を図っていきましょう。
なお、商談特化のオンライン会議ツールとして、meet inもぜひご検討ください。ダウンロードが一切不要で即時接続でき、名刺表示機能や契約書押印、文字起こしなど商談に特化した機能が揃っているため、商談における決定力向上に貢献します。
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