【最終更新日：2022年1月3日】
今まで取引先や見込客の元へ、電車やバスや車を使って一生懸命足を運んでいたあなたは、オンライン商談が主流になった今、どんな事に気をつけたら良いのか不安を感じているのではないでしょうか。
対面での商談と違い、オンライン商談はオンラインだけの特徴からもたらされる様々なメリットがある一方で、デメリットもあります。
そこで、デメリットからもたらされるトラブルにどんなものが多いのか見ていきましょう。
オンライン商談トラブルベスト5
第5位:URLを共有し忘れる
オンライン商談の際には、主催者は会議用のURLを発行して参加者へ共有する必要があります。
アポイントが獲得出来た安心感から、ついつい、先方にURLを送信するのを忘れてしまった…。なんて事に。
第4位:予定を入れ忘れる(or消してしまう)
オンライン商談に限りませんが、最近はgoogleカレンダーなど、カレンダー管理ツールを利用してスケジュール管理をしている方が多いのではないでしょうか。
オンラインで手軽に予定管理が出来る一方で、手軽過ぎて、ついつい予定を作成し忘れることも…。
他にも、作成した予定をうっかりデータ消去してしまったり、等もオンライン特有のトラブルとしてあります。
第3位:周囲の音がうるさくて聞こえない(or相手に声が届かない)
オンライン商談は、良くも悪くも場所を選びません。
カフェやコワーキングスペースなど、不特定多数の方が利用する場所での商談も出来てしまいます。
予約した時は、問題ないと思っていた、普段使いの穴場のカフェが、会議当日に限って満席で大賑わい…。という可能性も。
第2位:通信環境が悪い
オンライン商談はPCやスマートフォンに加えて、通信環境が整っていることも重要です。
フリーwi-fiがあるからといってカフェでMTGをしていたら、回線が不安定で、商談を中止せざるをえない状況になることも。セキュリティ的にも、褒められたものではありませんね。
第1位:充電が切れてしまう
オンライン商談は、PCやスマートフォンがあってこそ成り立ちます。
人間が、ご飯を食べないと生きていけないように、PCやスマートフォンのデバイスも、電源がないと動きません。
当日朝には満タンだった電池が、会議時点で残りわずか…。ということも。更に、充電器も持ってきていなかった…。なんて、本当に笑えません。
トラブル回避のポイント
ここまで、いくつかトラブル事例を見てきましたが、これらのトラブルを回避するためには、どんな事を心がけておけば良いのでしょうか。
良くあるトラブルと照らし合わせて、1つ1つ見ていきましょう。
①充電を切らさないためには
外出先でオンライン商談をする際は、コンセントでいつでも充電出来る環境があるか事前に下調べしておくとともに、ホテルやコワーキングスペースの個室等を借りる際は、コンセントに不具合がないかも下調べしておくと安心です。
もちろん、商談で利用するデバイス毎に、充電器も忘れずに持参しましょう。
②通信の不具合を防ぐには
通信環境は、どれだけ対策をしていても、提供側の理由で不安定になることが多い部分です。
とはいえ、「脆弱な通信機器を利用しない」という事で最低限の対策を取っておくことは可能です。
例えば、スマートフォンのテザリングや、ポケットwi-fi等、通信速度、パケット量等に不安のある通信環境は出来るだけ避けましょう。
③周囲の音が入らないようにするには
外出先での打ち合わせは、カフェでの会議を避けたり、どうしてもカフェで行う場合は、個室席を借りたりなど工夫をしましょう。
また社内であっても、会議室がない場合は社内のメンバーに会議の時間を事前に共有しておくなどしておきましょう。
④予定を入れ忘れない(消してしまわない)為には
予定を入れ忘れない為には、何と言っても「予定が入ったその場で入力してしまう」というのが一番です。
長引かせれば長引かせるほど、人間の記憶というのは薄れていきます。
仕事が出来る人の特徴でもある、「すぐやる」を実践すれば、入れ忘れは防げるでしょう。「予定を消してしまう」というのはレアケースではあるものの、スマートフォンなど小さな画面で予定管理しているとついつい誤タップしてしまいがちですので、スケジュールの編集はなるべくPC等の大画面で行うようにしましょう。
⑤URLを共有し忘れない為には
URLを共有し忘れない為には、④と同様予定が入ったその場でURLの発行をしてしまうことが重要です。
「商談決定→発行→見込み客への共有」までをセットのプロセスとして商談マニュアル等に書き込む等、自社の運用に乗せてしまいましょう。
トラブル時の対応を事前に決めておこう
オンライン商談でのトラブルは出来るだけ起こしたくないもの。でも、そこは人間、どんなに仕事が出来る人でもトラブルを起こしてしまう可能性はあります。
さらに、オンライン特有の機械やケーブル等の故障(トラブル)が、火に油を注ぐことも…。
でも大丈夫。大切なのは、想定されるトラブルに対して、組織としての対応方法を事前に決めておくこと。ここでは良くあるトラブルについての対応方法について、3つのTipsをお伝えします。
①トラブルが起きても慌てない
大前提として、仕事にトラブルはつきものです。その心構えが出来ていれば、トラブルにいちいち動じることはありません。
慌ててしまうと、冷静な判断が出来なくなるため「トラブルはつきものだ。大切なのはより早くそのトラブルを解決する為にどうすれば良いのか考えて実行することだ。」という心構えが最も大事です。予め、全社で共有しておきましょう。
②トラブルの火種を特定する
トラブルが起きた時、そのトラブルは、何が原因なのか特定するのが難しいケースも多いです。
オンライン特有で多発するトラブルとして、電子機器や、接続ケーブル等のトラブルがあります。
事前に「こんな動作が起きた時は、ここを確認する。」というようなトラブルの火種を特定し、いち早く解決する事を目的とした「トラブルシューティング」を作成して、全社で共有しておきましょう。
③マイナスのイメージをプラスに変える
起きてしまったトラブルは取り返しがつきません。大切なのは、そうなった時に、商談相手にどう向き合うのか？です。
オンライントラブルは目の前に相手がいないことから、商談相手は対面での商談の時よりも、シビアになりがちです。
もし、トラブルが起きてしまった場合は、出来るだけ先方に出向いて再度商談の機会を頂く等、誠意が伝わるような対応を心がけましょう。
オンライン商談が普及しても、最後は人と人とのお付き合いです。より誠意の感じられる対応が、更なるトラブルの回避に繋がるとともに、商談の成約率UPには重要な視点かもしれません。
以上です。
起こしたくないオンライン商談トラブルを、うまく、商談成約の機会に繋げられないかを、あなたが再考する良いきっかけになれば幸いです。
