営業は情報共有も重要!その理由とおすすめツールを紹介

営業職は、営業マン各人がそれぞれにトークスキルや商品知識を鍛え、顧客との関係を丁寧に構築し、売上を会社へ報告すれば成り立ちます。しかし、本当にそれだけで良いのでしょうか。

”トップセールをひた走る営業マンと売上目標を達成できない営業マンの差が縮まらない”、”営業マンが休みを取っている間は案件が動かせない”、”若手社員が育っていかない”という問題の原因は、「情報共有」にあるかもしれません。

営業の情報共有によってどのようなメリットがもたらされるのか、経営陣と営業マンの両面から解説します。

なぜ営業に情報共有が必要なのか?

「情報共有」なら顧客名と売上の数字を日報で報告しているから十分だ、と考える方もいるかもしれません。しかし、単なる売上報告だけでは、会社の情報資産として活用するには不十分です。

営業に関する「情報」は、リード客獲得手法・詳細な顧客情報・成約に至るまでの道筋など多岐にわたり、なおかつリアルタイムに集計することが大切です。

情報資産が蓄積できれば、営業のさまざまなシーンで活用することができ、営業セクションはもちろん、会社全体の成長の糧となることでしょう。

営業戦略をたてやすくなる

営業戦略策定の第一歩は自分たちの力を客観的に分析することです。情報資産に厚みがでるほどに、成約に至らなかった案件についての考察や自社の強み・弱みの解析が確かなデータとなります。

そうして策定した営業戦略の実行中にも、リアルタイムで情報が集約されれば、戦略の見直しや次の一手を検討しやすくなるでしょう。

営業ノウハウを共有できる

トップセールスマンのノウハウを、営業セクション全体で共有することができれば、営業マン全員が一歩上のクラスを目指すことができるでしょう。

若手社員の研修期間には、OJTで先輩社員に負担をかけてしまったり、社員同士の相性など人間関係の問題が浮上したりすることがありましたが、これらも営業ノウハウの共有によって解決できます。

報・連・相を強化できる

外回りの多い営業マンは、上長や同僚と顔を合わせるのは朝礼だけ、ということもあるでしょう。適切に情報共有がなされれば、長文のメールを打ったり、電話がつながるまで何度もかけ直したりという必要がなくなり、効率的に進捗状況が報告できるようになります。

営業チームが情報共有システムを構築するメリット

社内の情報共有には、利便性が高く、リアルタイムで情報を集約できる情報共有システムの導入をおすすめします。

案件毎の情報が、担当した社員の手帳やパソコンにしか入っていなかったり、すべてが事後報告で書面1通にして上長が保管していたりという状態では、情報資産を活用することは難しいでしょう。

情報共有システムを構築することでどのようなメリットが得られるのか、4つの視点から解説します。

会社の情報資産を有効活用できる

人事異動や移籍を含めた詳細な顧客情報、営業マンとの交流や人間関係、成約に至らなかった提案書など、これらはすべて活用されるべき情報資産です。システムで一元管理すれば、チーム全体で活用できるようになります。

営業プロセスを最適化できる

情報共有システムが営業マン各人の営業手法をリアルタイムに吸い上げることで、営業プロセスの「見える化」が果たされます。従来は報告会議や日報の分析で得られていたデータがほぼ自動的に蓄積されるので、会議の時間や日報作成の手間が省けるでしょう。

営業プロセスの見える化は、成功手法のノウハウ化や失敗事例の課題を明らかにし、営業チーム全体の質の向上に役立ちます。

売上予測の精度が高まる

情報共有システムが蓄積したデータは、システム内の機能によってグラフ化することができます。リード数に対する新規契約数や既存顧客へのアップセル・クロスセル戦略の実施率など、営業活動で得られた実際の数値に基づいて算出することで、売上予測の精度が高まります。

チーム内のコミュニケーションが活性化する

現在流通している情報共有システムはデバイスに縛られないものが多いので、外出先や移動中でもスマートフォンやタブレットを使って、営業の経過を簡単に入力できます。営業報告や相談のために帰社したり、上長への報連相のために時間を設けたりする必要がなくなるので効率化が図れるでしょう。

リアルタイムで詳細な情報が共有できるので、上長も営業ステージに合わせた的確な指導ができるようになります。

チーム内でもお互いの動きや成果を確認できるので、「顧客のことを彼に聞いてみよう」「この問題を経験した人はいないか」というようにコミュニケーションが活性化することでしょう。

営業担当が共有すべき情報

営業に関する情報を「情報資産」として活用するには、詳細な情報を集約することが大切です。人によっては基本情報しか入力しなかったり、顧客への個人的な不満など不必要な書き込みが増えたりすると、データの信頼性が揺らいでしまいます。情報の質を保つために気を付けたい点を3つご紹介します。

営業の進捗状況

情報資産として活用されるべきは、営業の成否結果だけでなく「どんなクライアントなのか」「今どのステージにあるのか」という生きた情報です。営業の進捗状況がリアルタイムで集約されることで、人脈作りや課題の想定が容易になることでしょう。

担当者が不在の間もフォローアップが可能になるので、顧客満足度も高まります。

営業の成功事例・ノウハウ

営業マンがそれぞれの経験から導き出した成功ノウハウは、個人の武器として秘匿されがちなものです。また、失敗事例については個人のミスが追及されることを恐れて、つまびらかに語られることも少なかったでしょう。どちらも会社の利益のために還元されてこそ、情報の質が高まります。

情報提供の意義を社員全員に理解してもらい、成功も失敗も報告しやすい仕組み作りをすることが大切です。

情報共有する際のルール

営業情報は、共有システムを導入すれば自然と集まるというものではありません。入力するのは人なので、ルールを定め、情報提供も営業業務の一環であると理解してもらいましょう。営業にまつわるあらゆる情報を項目にし、「いつ」「どんな形式」で入力するのかマニュアル化しておきます。

営業担当におすすめの情報共有ツール5選

CRM(Customer Relationship Management)やSFA(Sales Force Automation)といったキーワードで提供されている情報共有ツールを5つご紹介します。どれも使い勝手の良さや導入実績数で信頼されているITサービスなので、自社の規模や必要な機能があるかどうかといった視点で比較検討してみましょう。

Senses

Senses(センシーズ)は、案件をカードで管理する機能が使いやすいと人気のCRMツールです。カードは直感的にドロップアンドドラッグで動かすことができ、営業セクションだけでなく社内全体で共有すれば、納品やアフターフォローの状況までが一元化されます。

顧客への行動数がグラフ化されるので動きがひとめでわかり、更新が少ないカードは自動でカラーが変更されるので、フォロー漏れの対策になります。

セールスフォース

アメリカに本社のある株式会社セールスフォース・ドットコムが提供するソリューションサービスは、世界で15万社以上に導入されており、業界シェアNo.1 を誇ります。

CRMツールのセールスフォースクラウドにはAIが搭載されていて、蓄積されたデータを自動で分析し、次に取るべき行動を提示してくれます。モバイルアプリも提供されているので、営業活動の効率化に劇的な効果が期待できるでしょう。

eセールスマネージャー

eセールスマネージャー Remix Cloudはスマートフォンを最大限に活用するCRMツールです。顧客の名刺をスマートフォンのカメラで撮影するだけで自動登録できる機能や、進捗状況を選択式で報告できる機能などがあり、スマートフォンで文字を打つ必要がないので人為的な入力ミスを防げます。

システムが軌道に乗るまでアドバイザーによる訪問相談のフォローがあり、定着率が高いことも人気の秘密です。

サイボウズOffice

国産グループウェアの草分け的存在がサイボウズOfficeで、日本の商習慣に合った充実した機能が国内5万社を超える企業に受け入れられています。

グループの予定を管理するカレンダー機能や社内掲示板機能、1対1のトーク機能など、社内コミュニケーションを活性化する仕組みが搭載されています。利用人数によって月額料金が変わるので、会社の規模によっては費用対効果の高いシステムといえるでしょう。

チャットワーク

チャットワークはビジネス向けのコミュニケーションツールで、グループトークやビデオ通話、タスク管理機能などが利用できます。フリープランがあるので、まずは情報共有ツールに触れてみたいという場合に気軽に始められますね。

Eメールとの違いは、送信したメッセージがクラウド上に保管されているので、いつでも編集・削除ができることです。一度グループを作成すればCCやBCCを設定する必要がないので、送信漏れも起こりません。

まとめ

個人間の対抗意識が強くなりがちな営業職ですが、チームとして情報共有を進めれば、お互いをフォローし合う関係が生まれ、さらなる事業の拡大が期待できるでしょう。

無料プランや、ミニマムな機能から始められるツールもあるので、試験的に導入してみることをおすすめします。

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