営業経費に含まれる?営業経費の基本をしっかり押さえよう

会社に所属する営業マンは、「経費」をどのように把握していますか? 経理部に言われるまま交通費を清算する業務、という認識の人も多いのではないでしょうか。あいまいな知識のままでいると、税制上の不正とみなされたり、会社の利益を損ねたりしてしまう恐れがあります。

コスト削減とパフォーマンス向上のバランスを探るためにも、営業経費について正しく知っておきましょう。

営業経費とは?

そもそも「営業経費」とは何のために把握することが必要なのでしょうか。税制上の仕組みと営業経費に含まれるもの・含まれないものを解説します。

営業経費の基本

経費とは「事業を継続させるため・売上につなげるために必要な費用」のことです。納税額は「(売上-経費)×税率」で算出されるので、企業が納税の義務を正しく果たすためには、月ごとに経費を積算することが大切になります。

営業活動では、客先への移動・接待・プレゼン資料作成などで費用が発生することがあるでしょう。それぞれについて、営業経費として認められるかどうか、税制上の区分と会社のルールを知っておきましょう。

事業に関係のないプライベートな支出を経費として計上すると、過少申告加算税・無申告加算税・不納付加算税などのペナルティが課されることがあります。税務署に「脱税」と判断されてしまっては、会社の信用問題に影響する事案となるため注意が必要です。

営業経費に含まれるもの

営業経費は「事業・売上に関わるものかどうか」という判断基準で処理されることになります。営業活動での支出について、営業経費に含まれるものをみていきましょう。

・旅費交通費
客先への訪問や仕入れ・集金などでの移動に必要な交通費(電車代、バス代、レンタカー代、高速料、駐車場代、自家用車のガソリン代)、出張に伴う宿泊費 など

・接待交際費
営業活動上必要なパートナー企業や上顧客の接待(会食費)、手土産代、お中元・お歳暮、冠婚葬祭に伴う祝金・香典 など

・消耗品費
プレゼン資料作成に必要な文房具類、プレゼンボート、ファイル、包装材料 など(使用可能期間が1年未満かつ10万円未満のものに限る)

・広告宣伝費
リーフレット作成費用、サンプル品、粗品代(タオル・ティッシュなど)、招待費 など(BtoCに限る)

営業経費に含まれないもの

・旅費交通費
業務上関係ないとみなされる旅客運賃、宿泊費など
例:出張帰りに寄り道をして観光した、日帰り出張が可能なのに宿泊した など

・接待交際費
プライベートな会食、同業者団体への出資・20万円以上の加入金(資産として計上)
例:業務とは関係のない友人との集まり、同業者団体に十分な余剰金がある場合の会費 など

・消耗品費
未使用のもの、10万円以上のもの
例:使用時期が1年以上先になる消耗品、10万円以上の工具・備品 など(10万円以上の備品は減価償却の対象)

・広告宣伝費
パートナー企業・業界団体向けリーフレット作成費、BtoB向け粗品・サンプル品、支店開設に関わる費用 など
例:配布対象がパートナー企業に限定されるノベルティアイテム、支店開設のお知らせ(支店開設に関わる費用として減価償却の対象) など

営業経費を節約する方法

営業経費の正確な算出は、納税の義務を果たすためには必要なことです。しかし、経費ばかりかかっていて、利益が圧迫されている状態は企業として健全とはいえません。営業経費を削減して、業務の効率化を図るコストカットについても考えていきましょう。

無駄な行動を減らす

社員の人件費も会社からみれば経費です。社員が能動的に動き、勤務時間の全てで売上につながる行動をとっているのなら良いのですが、実態はどうでしょうか。

外回り営業で非効率的な移動手段をとっていては、勤務時間内に業務が終わらず、不要な残業や休日手当が発生する要因となります。電車の乗り入れ・乗り換えや道路事情を常に最新のものにアップデートできるようアンテナを張っておきましょう。

ビジネスにつきものの無駄な行動といえば、代表的なものに「探し物」の時間が挙げられます。

パソコン内のデータを探す、メールの履歴を探す、ネットサーフィンで業界情報を探す、しまい込んだ重要書類を探す、他部署で保管されている伝票を探す……これらを効率化できれば、多くの時間を営業活動に充てることができます。

社内情報はデジタル化し、一元管理することがおすすめです。紙ベースの書類や伝票も、クライアント別や日付順などで逆引きできるよう整理して保管するルール作りをしておきましょう。

営業の手法を見直す

新規開拓営業の手法に改善の余地はないでしょうか。

営業担当の社員が営業電話をかけ続け、アポがとれ次第出かけて行くという業務フローよりも、テレアポ業務は専任スタッフに担当させたほうが生産性の向上が期待できるでしょう。

組織再編やアウトソーシング化にも関わることなので経営陣の判断が必要ですが、現場からも業務見直しのために声を上げ続けることが大切です。

従来のダイレクトメールも見直しの時期にきているかもしれません。DMの印刷代や郵送費をかけて対象へ届けても、忙しい人は開封もせずに処分してしまうというケースがみられます。

ファックス送信なら開封の手間がなく、必ず内容を見てもらえるというメリットがあります。「ファックスで資料を送りましたが、ご覧いただけたでしょうか」とテレアポと組み合わせるのも効果的でしょう。

消耗品費を抑える

営業活動やバックオフィス業務で使用する文房具類や封筒・名刺の作成費も経費で計上されています。社内にコピー機があると無尽蔵に使えるように思いがちですが、1枚1枚インク代や用紙代がかかっていることを意識しましょう。

経費への意識が高まれば、カラー印刷よりモノクロ印刷、片面印刷よりも両面印刷や縮小印刷というようにコストカットにつながる行動がとれるようになります。

封筒や名刺の制作も、複数業者から見積もりをとって費用を抑えることができないか検討しましょう。

営業経費を過剰に節約することで起こる弊害

コストカットの意識は大切ですが、100円のコストカットのために本来の営業活動が阻害されるようなことがあってはなりません。過剰に経費を節制しようとするとどこかに無理が生じてきてしまうでしょう。過剰な経費削減で生じるデメリットを3つ解説します。

仕事の効率が悪くなる

カラーコピーを一律で禁止したところ、資料がわかりにくくなって確認事項が増え、業務に時間がかかってしまったというケースがあります。実際には無駄ではなかったものを削減してしまうと思わぬところに影響するものです。削減すべき事柄なのかどうか、慎重に見分ける必要があります。

仕事の品質が悪くなる

文房具類や印刷インク、封筒・名刺などを低価格のものに切り替えた結果、使いにくく品質に問題のあるものになってしまうことは避けなければいけません。顧客に提出する資料にまで影響してしまっては「こんなところまでコスト削減して……この会社大丈夫かな」とあらぬ誤解を招いてしまいます。

担当者のモチベーションが下がる

経費削減を重視するあまり、息苦しいほどのルールや削減目標が達成できなかったときのペナルティなどを定めては、社員のモチベーションを下げてしまう要因となるでしょう。経費削減の理由や削減項目に対する明確な説明がなければ、急激な改革は受け入れにくいものです。

まとめ

営業経費について基本的な知識を解説しました。経費削減の方針や業務改革は経営陣が指揮するところではありますが、営業マン各人も費用対効果を意識した営業活動が大切です。

1案件あたりどの程度まで経費が許容されるか、売上に対する経費の比率などの指標があれば、経費削減とパフォーマンスのバランスがとりやすくなるでしょう。

デスク周りの整理や手元資料のデジタル化など、個人でできることから取り組んで、限られた予算と時間を最大限に生かす意識を持ちましょう。