【最終更新日：2021年1月10日】
仕事をしているとさまざまな人と名刺交換の機会がありますが、紙の名刺は増えるとかさばり管理が難しくなってしまいます。
また、名刺管理が属人化してしまっていると、すでに取引のある企業へのテレアポや、既に接点のある顧客に一からアプローチしてしまったりと営業効率が下がるだけでなく、お客様に対しても失礼にあたり社内で情報共有ができていないずさんな会社と思われても仕方ありません。
ですが、法人向けの名刺管理アプリで名刺情報を管理すれば、場所を取らずに名刺を管理することができるだけでなく、顧客の２重対応を回避しつつ業務効率を上げることも期待できます。
本記事では、法人で名刺管理アプリを導入する際のポイントと、法人利用におすすめの名刺管理ツール3選をご紹介します。
目次
法人向け名刺管理アプリで見るべきポイント7点
法人向け名刺管理アプリはクラウド上に名刺情報が蓄積されるため、場所を取らずに名刺情報を管理することができとても便利です。しかし、さまざまなツールが流通しているので、どれを選んだらいいのか分からない方も多いことでしょう。
名刺管理アプリ にはそれぞれ特徴がありますので、自分にピッタリ合ったアプリを見つけるための選定ポイントをご説明します。
1．取り込みのしやすさ
せっかく手に入れた名刺なのだから、すぐにツール内にデータを取り込んで活用したいですよね。そのためには、取り込みのしやすさは重要なポイントです。
名刺の取り込み方法は基本的に「スマホカメラでの撮影」「スキャナや複合機でのスキャン」といった方法があります。
スマホカメラでの撮影は時間も場所も選ばないので気軽にできますが、枚数が多いと時間がかかってしまうというデメリットも。一方でスキャナでの取り込みは専用機器がなければできませんが、短時間で大量の名刺を取り込むことができるため、展示会で多くの人と名刺交換をした時などに役立ちます。またどちらの機能も備わっている製品もあります。
2．名刺情報の入力精度
取り込んだ名刺情報に間違いが多ければ、一枚一枚確認しなければいけなかったり、内容を修正する必要があったりするため、データ入力の精度が高いツールを選ぶようにしましょう。
OCR（光学式文字読み取り）機能であれば短時間で名刺情報をデータ化できますが、誤認識も少なくありません。オペレーターによる手入力でデータ化している製品では、時間がかかりますが正確な情報が取り込めます。製品によってはどちらにも対応しているものもあるので、より正確にデータ化できるでしょう。
3．マルチデバイス対応
特定のパソコンのみで使用できるツールでは、なかなか活用するのが難しくなってしまいます。
社内のパソコン、持ち運び用のノートPC、タブレット、スマートフォンなど、マルチデバイスで利用できる製品を選ぶことで、オフィスにいる時だけでなく移動中や外出先でも名刺情報を確認することが可能です。
4．営業活動で使いやすい
せっかく名刺管理アプリを導入しても、現場の営業担当者やマーケティング担当者などが活用しなければ意味がありません。
・名刺データが共有しやすいか（タグ付け、ラベル付け、検索のしやすさ、閲覧権限など）
・名刺の人物に紐づいた人事異動や企業ニュースなどの配信
・名刺データに基づいた社内コミュニケーションが可能か（チャット機能やチェック機能など）
・名刺データからそのまま電話発信やメール作成が可能か
・CSVでの一括出力
など、現場担当者が使いやすい仕様であることもポイントです。
5．セキュリティ対策
個人情報である名刺情報は、漏えいに十分に注意しなければならないので、アプリのセキュリティ面は特に気を付けたいポイントです。
通信の暗号化、第三者機関による脆弱性診断、プライバシーマークの取得、入力オペレーターへの教育など、高度なセキュリティ対策を行っている会社の製品を選ぶことをおすすめします。
6．料金体系
クラウドを利用する名刺管理アプリでは毎月のランニングコストが発生しますが、料金体系は製品によって異なります。
・利用するユーザー数（ID数）に応じた課金
・登録している名刺の総数に応じた課金
・ID数・名刺数無制限で毎月定額
管理する数が多ければ月額制がおすすめです。ご自分の使用状況にあったサービス体系を選びましょう。ちなみに、無料のツールもありますが利用できる機能やID数が制限されていることもあります。
7．外部サービス・ツールとの連携
名刺データを、CRM（顧客関係管理システム）やSFA（営業支援システム）、MA（マーケティングオートメーション）ツールなどの外部サービスと連携させることで、自動で名刺情報を同期させることができます。
ツール同士を連携させるためにはAPI連携をしますが、プログラムの技術が必要となります。ツールによって、他のパートナーツールと簡単な操作で連携することができるようプラグインが用意されているものがあるため、連携可能かどうかもチェックしましょう。
名刺管理アプリは、他ツールとの連携のしやすさが決め手
法人では、すでにCRM/SFAやMAツール、グループウェアやERPなどのツールを活用していることが多いと思います。そのため、名刺管理アプリも他のツールと連携することを前提で選定するのも一つの方法です。
例えば、名刺管理アプリで取り込んだ名刺データがCRM/SFAに自動的に同期されれば、わざわざ二つのツールにデータを入力する必要もなくなり、手間と時間を削減することが可能です。
また、特定の企業や団体をターゲットにしてマーケティングや営業活動を行っていく「ABM（アカウントベースドマーケティング）」も、名刺データをMAツールに連携させることで加速させることができるでしょう。
ツール同士を連携するためには、先述の通りAPIパートナー製品があれば簡単な操作で連携が可能です。多くの製品との連携可能な名刺管理アプリを選ぶと、導入後の運用に悩まされることも少ないでしょう。
法人で使うのにおすすめの、名刺管理アプリ3選
メイシー
ユーザー数無制限で月額1,980円で利用できる名刺管理アプリ「メイシー」は、安い料金体系だけでなく多彩な機能も魅力です。
特に、名刺データの住所の地図や乗換え・経路情報を表示してくれる機能は、訪問営業をしている人ならば非常に便利ではないでしょうか。
また、個別のメール送信だけでなく一斉送信も可能なので、展示会やセミナーで名刺交換をした際にはサンクスメールを送りやすいですね。
SFA、経理システム、年賀状作成ツールなどとも連携できるので、全社で活用することができるマルチなツールです。
PHONE APPLI PEOPLE（旧：連絡とれるくん）
WEB電話帳「連絡とれるくん」は、属人管理していた顧客情報を全社でシェアして生産性を高めてくれます。
スキャンした名刺情報はOCR機能ですぐにデータ化されるため、スピード感が大事な営業現場に最適。
ランニングコストは1ID300円/月なので、最初はスモールスタートして徐々に利用人数や利用部署を増やしたいという企業におすすめです。
「Microsoft 365」とのツール連携の親和性が高く、普段からMicrosoft 365を利用している企業にとっては更なる効率化が期待できます。
https://phoneappli.net/product/service/papeople/
ホットプロファイル
名刺管理だけでなく、細やかな顧客管理で営業活動の促進が期待できるのが「ホットプロファイル」です。
名刺の人物の社内外の人脈ツリーが自動生成されたり、GPSで商談や訪問の報告ができたりするため、営業活動の手間を削減して生産性を高めます。
また、名刺管理にプラスしてSFAやMAツールの機能も利用できるため、名刺情報を基にさまざまな企業活動が可能。
もちろん他社のツールとの連携もできるので、今使っているツールを利用しながら名刺管理もすることができます。
まとめ
名刺管理アプリを活用すると、眠っていた名刺情報を活用して営業活動を促進させることができます。
どんどん溜まっていく名刺をそのままにしておかずに、名刺管理アプリで一元管理することにより、名刺を財産に変えていきましょう。
今回ご紹介したポイントを参考にして、自社にとって最適なツールを見つけてください。
