オンライン商談ツールのメリット・デメリット徹底解説

【最終更新日:2021年2月11日】

在宅ワークが取り入れられ始めた現在では、オンライン商談ツールの導入は円滑なビジネスを行うために非常に大切になってきています。

オンライン商談ツールを使うことで、移動や時間コストの削減や、商談環境が整いやすくなるという理由から多くの企業が取り入れているのです。

そこで以下では、無料チャットツールとオンライン商談ツールはどこが違うのか、そしてオンライン商談ツールの機能についてわかりやすく解説していきます。

無料チャットより商談特化型ツールが選ばれる理由

オンライン商談ツールとは、インターネットを活用した通信システムです。有料の商談特化型ツールは無料チャットで代用できない機能が整っています。

以下では、なぜ有料の商談特化型ツールが選ばれるのか、その理由・特徴・魅力をご紹介します。

無料にはない豊富な商談特化機能

無料チャットではなく有料のオンライン商談ツールが取り入れられる理由は、その機能面の違いにあります。

以下の「オンライン商談ツールの機能」で詳しく説明していますが、オンライン商談ツールは無料版にはない取引先とのやり取りを円滑に行う機能が豊富に搭載されているのです。

「顔見せ通話」が目的ではない

オンライン商談ツールには、「顧客への理解」「顧客からの理解・満足度」を高めるための様々な機能があります。

正直無料チャットを使っても、有料商談ツールを使っても、取引先と会話をすることはできます。

しかし、商談であるため「ただの会話」になってしまうことは避けたいわけです。そのため、多くの企業は商談に特化した機能をもつツールを使用しているのです。

ビジネス利用に適した強固なセキュリティ

オンライン商談ツールは無料チャットツールより、セキュリティがしっかりしています。

商談では、外部に漏らしてはいけない情報のやり取りが行われたり、個人情報も扱われたりすることがあります。

その際、セキュリティに心配があるツールは不安ですよね。オンライン商談ツールであれば、より強固なセキュリティ対策を行ったサービスが多いため、企業から人気を集めています。

音声品質の違い

オンライン商談で心配されるのが、「音声品質」です。音声品質が悪いと顧客とのスムーズな商談ができなかったり、商談がその時点で終了したりする場合があります。

しかし、オンライン商談ツールは無料チャットよりも高品質で、まるで直接話しているかのような商談が可能なのです。

無料チャットとオンライン商談ツールの違い

以下では無料チャットとオンライン商談ツールの使い方の違いを説明します。

電話回線の利用

オンライン商談ツールは無料チャットとは違い、基本的には電話による通話を行います。そのため、一対一のやり取りが基本です。

電話回線を使用することで、音声の質が高まり、音声の遅延や劣化もなくなるのです。オンライン商談ツールは取引先と通話をしながらパソコンやスマホなどを見て商談を行います。

アプリのインストールがいらない

オンライン商談ツールを利用する際は、基本的にアプリのインストールは不要です。

そのため、自社も取引先もスムーズにオンライン商談の利用がしやすくなるというメリットがあります。

費用(初期・月額)がかかる

オンライン商談ツールは一般的に初期費用と月額費用がかかります。有料オンライン商談ツールの最大のデメリットといえるでしょう。

とはいえ、有料だからこそ備えられている機能は非常に勝手がよく、使用する価値があるものです。

さらに、商談ツールを使用することで交通費や滞在費を削減でき、結果的にコストの削減につながる企業も多いのです。

オンライン商談ツール特有の機能

最後にオンライン商談ツールの具体的な機能について解説していきます。

商談のための機能としてその目的を果たす機能が多く搭載されています。

トークスクリプト(台本)表示機能

オンライン商談ツールにはトークスクリプト表示機能がついています。

トークスクリプトとは、営業の台本のようなものです。

トークスクリプトが表示できることで、落ち着いて商談に臨むことができ、未熟な営業マンでも効果的な営業を行うことができるようになります。

自動書き起こし機能

自動書き起こし機能とは、商談相手とのやり取りを自動でテキスト化してくれる機能です。この機能のおかげで、録音や文字お越しなどをする手間がなくなります。

さらに、録音をもとに商談を改善したり、トラブルを防いだりとさまざまなメリットがもたらされます。

時間の制限なし

無料チャットツールではチャット時間の制限がありますが、オンライン商談ツールには時間制限はありません。

そのため、商談中に焦ることなく落ち着いて商談を進めることが可能なのです。

オンライン名刺交換

オンライン商談ツールにはネット上で名刺交換ができるサービスがあります。

ネット上で行うことで、データ化や社内共有がしやすく作業の効率化を図ることが可能になります。

紙とは違い、保管に困らないのもメリットでしょう。

画面上での資料共有機能

オンライン商談ツールでは、商談相手の画面上に見せたい資料を共有する機能があります。

資料の共有により、商談の質や理解を高めることができるので、非常に大切なサービスです。

PDF、Word、Excel、PowerPointなどを利用することが可能です。

営業進捗状況の確認

オンライン商談ツールでは商談時間をデータシステム上に保管・管理することができます。

顧客への接触頻度などを管理し次のアプローチのタイミングを見たり、社員の活動状況の把握に役立てたりすることが可能になります。

テレワークにより、社員の活動状況が可視化できない今、この機能は作業効率化の役目を果たすといえるでしょう。

まとめ

本記事では、無料チャットツールではなくオンライン商談ツールツールが選ばれる理由を、オンライン商談ツールの使い勝手や機能面を中心に解説してきました。

オンライン商談が広がる中で、いち早く効率的・効果的な商談ツールを見つけて他者との差をつけたいところですよね。

本記事を参考に、オンライン商談ツールの特徴やその他のツールとの違いをおさえ、自社にあったツールの選択をしてみてください。

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