SFA（営業支援）ツールとは？CRM・MAとの違いやツール導入のポイントを解説
企業にとって、案件や顧客の管理をいかに効率化し、一元管理・共有できるかが営業活動をスムーズに進めるための鍵となります。
そこで、昨今注目を集め導入が推進されているのがSFA（Sales Force Automation）と呼ばれる営業支援ツールです。
使いこなすことができれば、営業活動が飛躍的に効率化・最適化される非常に心強いツールといわれています。
しかし、SFAツールを詳しく知らない、他の営業支援ツールとの違いが分からない、といった疑問を持ちなかなか導入に踏み切れない場合があるのではないでしょうか。
この記事では、以下の内容を中心にSFAツールについて詳しくご説明します。
- SFAツールとは
- SFA・CRM・MAの違い
- SFAツールを導入するメリット
- SFAツールは他のツールと連携できる？
- SFAツールの導入前のチェックポイント
- SFAツール選びのポイント
実績や成功事例があがっているSFAツールについて詳しく知りたい方や、SFA導入を検討している方の参考になる内容となっています。
ぜひ読み進めてみてください。
また、営業支援ツールを活用して営業活動の効率をあげたい方には『Sales Crowd』をおすすめします。
Sales Crowdは「営業の全てをSalesCrowdで」をコンセプトに、リスト作成〜アプローチ〜分析まで、営業活動に必要な機能の全てを一つにまとめた営業支援ツールです。
数千社に渡る企業の営業支援を実施した実績があるので、安心してご活用いただけるのではないでしょうか。
目次
SFAツールとは？
SFAツールとは、Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）を略したもので、営業支援ツールと呼ばれることが一般的です。
SFAツールの役割は、これまで主に個人で管理していた営業全般の情報（顧客、案件進捗、プロセス、結果など）をデータ化することです。
このデータを蓄積して一元管理し共有や分析に利用すれば、営業活動を支援し、改善につなげていくことができます。
次に、どんな機能を備えているのか具体的に見ていきましょう。
SFAツールの主な機能
SFAツールの主な機能とは、選ぶツールにより違いはありますが大きく3つに分けられます。
以下に、それぞれ管理できる情報について簡単にまとめています。
| 顧客情報管理 | 企業情報、名刺管理、商談履歴、売上推移など |
| 営業活動管理 | 営業件数（訪問やコール数）、商材数、成約・受注率など |
| 見込案件管理 | 営業担当者、取引先企業、提案商品、受注確度・見込額、進捗状況など |
上記営業情報は、目的によって分類され管理・活用していきます。
では、SFAツールを用いて情報を管理すると、どのような効果が得られるのでしょうか。
1つずつ掘り下げて解説します。
顧客情報管理
顧客情報管理は、以下にあげられる顧客情報を組織全体で管理できるようにして、営業活動を支援します。
- 企業の基本情報（会社名、代表者名、所在地、設立、資本金、従業員数など）
- 名刺管理（担当者名、役職、連絡先）
- 商談履歴（会話の内容、成約意思、クレーム）
- 売上推移
例えば、商談時の温度感や成約意思など、営業担当の主観的な部分やクレームについて共有することで、顧客に合わせた対応が可能です。
ツールによっては顧客情報を自動で収集することも可能です。
連携ができれば、手動で行っていた情報更新作業を自動化したり、精度を向上させたりといったことも期待できます。
SFAツールを導入することで、より無駄のない効率的な営業活動に近づけることができるでしょう。
営業活動管理
営業活動管理とは、営業活動の内容を具体的に数値化して記録することができる機能です。
例えば、営業件数（訪問やコール数）、提案商材数、成約率、受注率といった結果が記録できます。
次のような利点があります。
- 営業担当1人ひとりの活動内容を簡単に把握することができる
- 営業担当の公正な評価に役立てられる
- 業績の良い営業担当の活動内容を分析して成功につながる要因を読み取り、社員の教育に活用できる
- 組織全体での活動傾向をつかむことができる
このように、営業担当1人のデータから様々な業務に役立つデータを引き出すことができます。
SFAツールを利用することで、組織全体の更なる営業パフォーマンス向上に期待がもてるといえるでしょう。
見込案件管理
見込案件管理とは、見込顧客の獲得から商談を経て契約成立にいたるまでを案件ごとに管理する機能です。
営業担当者、取引先企業、見込み顧客のニーズや要件、提案商品、受注確度・見込額、進捗状況などを管理できます。
見込案件情報を一元管理することによって得られる効果はどんなものがあるでしょうか。
- 営業担当自身が自分のタスクを整理して把握できる
- チームリーダーが全体の進捗状況を把握できる
- 全体で情報を共有するので、改善案が見つかりやすくなる
- タスクの見落としなどミスに気づきやすい
- 営業担当が複数案件を抱えていても負担になりにくい
- 案件情報が可視化されるので営業会議の進行がスムーズになる
見込案件管理機能により商談の詳細が可視化され、営業会議では踏み込んだ具体的な話から入ることができ、意思決定までスムーズに行うことができます。
総合的にいうと、SFAツールの見込案件管理機能は営業活動のプロセスを効率化し顧客との関係を強化することに役立ちます。
『Sales Crowd』はSFAツールの主な機能が一通りそろったツールで、営業活動を強力に支援します。
営業活動の効率化にも、顧客との関係強化にも役立つ機能を備えています。
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SFA・CRM・MAの違いは？
SFAのような営業支援ツールと似たような役割を果たすツールに、CRMやMAと呼ばれるものがあります。
それぞれの違いを以下に簡単にまとめています。
- SFA（Sales Force Automation）は、営業活動の自動化と効率化に焦点を当てたツール。
見込み顧客の管理や案件の追跡、営業活動の記録など営業チームが販売プロセスを迅速かつ効果的に進めるのに役立つ。 - CRM（Customer Relationship Management）の機能は、顧客との関係構築が中心。
顧客データの集約や管理、顧客とのコミュニケーション履歴の追跡、顧客満足度向上のための施策に長けている。 - MA（Marketing Automation）は、マーケティング活動の自動化に特化している。
リードの獲得・育成・管理、顧客へのフォローアップなどが含まれる。
メールマーケティング、ソーシャルメディア管理、ウェブサイトのトラッキングなども、MAの範疇とされる。
これらのツールは、企業が顧客との信頼関係を最大化し売上を拡大するために欠かせない要素です。
それぞれが異なる側面をカバーしているので、企業は自社のニーズや目標に合わせてこれらのツールを組み合わせて利用することで、最大の効果を得ることができます。
それではSFAツールとの違いをより細かくみていきましょう。
SFAツールとCRMツールの違い
CRMツールとは、Customer Relationship Management（カスタマー・リレーションシップ・マネジメント）を省略しもので、顧客管理ツールとも呼ばれています。
営業軸でのアウトサイドセールスにはSFA、顧客軸でのインサイドセールスにはCRMという使い分けが一般的です。
どちらも営業支援を目的としたツールですが、それぞれ異なる焦点を持っています。
SFAツールは、主に営業プロセスの自動化に焦点を当てています。
これは、見込み顧客の管理、営業活動の追跡、案件のステージ管理など、販売プロセスを管理しやすくするためのツールです。
一方、CRMツールは、顧客との長期的な関係構築を重視しています。
顧客情報の収集と管理、顧客との商談履歴の追跡、顧客満足度向上のための施策がその中心です。
企業全体の顧客関係を総合的に管理するため、営業以外の部門や顧客サービスなど、より広範なニーズに対応します。
企業は自社のニーズや目標に応じてSFA・CRMどちらかのツール、あるいは両方を組み合わせて使用することが重要です。
これにより、効率化と顧客満足度の向上を同時に実現することが可能です。
SFAツールとMAツールの違い
MAツールとは、Marketing Automation（マーケティング・オートメーション）を省略したものです。
SFAツールは営業活動に焦点を当てた営業支援ツールであるのに対し、MAツールはマーケティング活動に焦点を当てたマーケティング活動支援ツールです。
ウェブサイトやランディングページを通じて見込み顧客（リード）情報を収集し、パーソナライズされたメールマーケティングやコンテンツを活用してリードとの関係を発展させることを目的としています。
また、リードがとった行動（メールを開封する、リンクをクリックする等）を数値化して表す機能を利用し、受注につながる可能性が高いリードをセールス部門へトスする見極めが可能になります。
SFAのユーザーは主に営業担当であるのに対し、MAはマーケティング部門担当が主なユーザーと想定されている点も異なります。
MAツールはマーケティング活動を自動化し、リードの獲得から顧客へのフォローアップまでを支援する重要なツールです。
そのため、企業は効果的なマーケティング戦略を実行し、顧客エンゲージメントを向上させることができます。
SFAツールを導入するメリットとは？
SFAツールを導入すると、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。
次の4つにポイントを絞ってご説明します。
- 顧客情報を一元管理できる
- 脱属人化
- 商談の成功率の向上
- 営業活動の可視化
顧客情報を一元管理できる
顧客情報を一元管理できるということは、以下の点でメリットがあります。
データの正確性を確保できる
顧客の連絡先情報や購買履歴などが一つの場所に集約されるため、重複や矛盾が生じるリスクが低減します。
これにより、企業は信頼性の高いデータを元に計画・予測・意思決定を行い、顧客との関係を構築することができます。
情報が可視化される
営業チームやカスタマーサポートなど、複数の部門が一元管理された情報にアクセスが可能になり、顧客に関する包括的な理解が得られます。
そのため、より適したサービスや製品を提供し、顧客満足度・リピート率を向上させることができます。
コミュニケーションを効率化できる
部門間やチーム間で情報を共有しやすくすることで、全体の連携が促進され、企業全体のパフォーマンスが向上します。
このように、SFAツールを導入して顧客情報を一元管理することは、企業にとって重要な戦略的なアプローチです。
正確性、可視性、効率性の向上により、顧客との関係を強化し、ビジネスの成長と成功に貢献することは間違いありません。
脱属人化
営業活動における属人化とは、個々の営業担当者が自身の経験や直感に基づいて取引を進めるアプローチのことです。
顧客や取引に対して一貫したプロセスや基準を持たず、営業担当者の個人的なスキルや判断に大きく依存します。
従来の営業方法だと属人化が起こりやすく、効率性や効果性が低下することが課題でした。
しかし、SFAツールを導入することにより、これまでのあらゆる顧客データやノウハウを蓄積して共有できるようになりました。
属人化を解消すると以下のようなメリットがあります。
- 顧客対応のプロセスや基準が標準化され、営業担当が変わっても対応に一定のクオリティーを保つことができる
- 一貫性のあるサービスや情報を提供することができ、顧客との良好な関係を築くことができる
- データに基づいた営業アプローチにより、顧客のニーズや傾向をより正確に把握し、効果的な戦略を立てることが可能となる
営業活動における脱属人化を目指すことで効果的な営業戦略が展開され、企業の競争力が強化されます。
商談の成功率の向上
SFAツールの導入は、商談の成功率を向上させるための重要な手段です。
SFAツールを導入することで、営業プロセスが効率化され、営業担当者がより効果的に商談を進めることができるようになるからです。
まず、商談に関連するタスクやスケジュールを自動化し、リマインダーやアラートを活用することで商談により多くの時間を費やすことができます。
これにより、商談の品質向上につながり、成功率の向上が期待できるでしょう。
また、SFAツールはデータの収集と分析を支援します。
商談に関連するデータや詳細な顧客情報を一元化し分析することで、それぞれの顧客に届きやすい、効果的な商談を行うための洞察を得ることができます。
営業プロセスの効率化と透明性の向上により、営業担当者はより効果的な商談を行うことがで可能になるでしょう。
また、データの収集と分析により質の高い商談を行うための戦略を立てることもできます。
これらの要素が組み合わさり、商談の成功率が向上し、リピート率の増加や企業の売上拡大に大きく貢献します。
営業活動の可視化
SFAツールは、営業活動の内容や商談の進捗状況、顧客情報などをリアルタイムで把握することができるので、必要な支援やアドバイスを素早くすることができます。
ひいては、営業チーム全体の進捗状況や顧客との関係が透明化され、効果的な意思決定や戦略の立案が可能となるのです。
また、SFAツールにはさまざまなレポートや分析を簡単に作成する機能が組み込まれています。
そのため、営業担当者は自分の営業活動の効果を確認し改善点を見つけたり、効果的な戦略の立案や予算の配分が可能となります。
活動報告や資料、見積もり作成なども事務作業の簡素化により負担が軽減されるので、アポイントや商談により注力できることも大きいでしょう。
営業活動の可視化により、顧客とのコミュニケーションやフォローアップがタイムリーに行われ、顧客満足度の向上や商談の成功率の向上につながります。
さらに、営業チーム全体が同じ情報にアクセスできるため、チーム全体のパフォーマンスが向上します。
総じて、SFAツールの導入により、営業活動が効果的に可視化され、効率的な営業プロセスが実現されます。
『Sales Crowd』はマルチチャネルでアプローチを実行し、リアルタイムで様々な角度から瞬時にデータ分析します。
顧客満足度の向上や商談の成功率の向上に取り入れたいツールではないでしょうか。
SFAツールは他のツールと連携できる？
SFAツールは他のツールと連携できます。
SFAツールは営業プロセス全体を効率化するための優れたシステムですが、多くの場合他のツールやビジネスアプリケーションとの連携が必要になります。
例えば電子メールやカレンダーアプリケーションなどがあれば便利です。
また、MAツールなど他のビジネスアプリケーションや、他部署と連携が取れることも重要です。
すでに他のシステムを自社で活用している場合は、可能かどうか確認しておくと良いでしょう。
連携の方法については、以下の方法があります。
- API連携
API（ Application Programming Interface）とは、異なるソフトウェアやアプリケーション同士が情報をやり取りするためのインターフェースや規約のことです。
API連携によりデータの同期を自動で行うことができ、2重に入力や管理を行う必要がなくなります。
- オールインワンシステムの導入
SFA・CRM・MAの機能がすべて入っているオールインワンのシステムを導入すれば、後からツール同士を連携する必要がありません。
これらの方法で他のツールと連携してできること、メリットについて次で解説します。
CRMツールとの連携
SFAとCRMの連携により、営業活動の効率性や効果性の向上が期待できます。
SFAツールは商談の進捗管理や顧客とのコミュニケーションをサポートし、CRMツールは顧客の情報や履歴を管理します。
両者を連携させることで顧客に関するすべての情報を一元管理し、優先順位の高い顧客への迅速なアプローチを取ることができるのです。
つまり、顧客とのコミュニケーションがよりタイムリーかつ効果的に行われ、顧客満足度の向上に期待できると言えます。
また、SFAとCRMの連携により、営業活動の成果や顧客関係のデータを分析し、顧客対応に活かすことも可能となります。
なぜ受注できたのか・失注したのかを読み解いて戦略を立てることで、営業活動の改善につなげられるでしょう。
これらの施策により、営業活動の効果を最大化し、ビジネスの成果を最適化することが可能と言えます。
MAツールとの連携
SFAとCRMを連携すると、以下のようなメリットがあります。
顧客情報の入力をする手間が減る
MAツールに登録した顧客情報はSFAにも同期されるため、それぞれで入力する必要がありません。
このため入力の手間が減り、情報がバラバラに更新されてしまいチェックに時間が取られる、ということがなくなります。
履歴を基にした確度の高いアプローチが可能になる
MAツールは、顧客のWeb上での行動や興味を追跡し、営業担当者に顧客の関心や傾向に関する情報を提供します。
さらにSFAとMAを連携すれば、MAによるWeb上での行動履歴から「見込みが高い」と推察された顧客をSFAに表示することができます。
例えば、以前から興味があったサービスとは別のサイト訪問履歴があった、などといった場合には、クロスセルやアップセルの提案に持ち込む事も可能です。
こういった場合、ただの勘を頼りにしたアプローチではなく、顧客の行動を基にした確度の高いアプローチと言えます。
営業とマーケティングのアプローチが一体化し企業全体の成長が促進される
SFAとMAの連携により、営業とマーケティングの成果を評価し、改善することが可能となります。
両者が共有するデータを分析し、どのアプローチが顧客に最も効果的かを理解することで、より効果的な営業とマーケティング戦略を策定することができます。
また、営業とマーケティングの間で情報や意見を共有することで、より一体となったアプローチを実現し、企業全体の成長を促進します。
その他のツールとの連携
代表的なCRMとMA以外にも連携すると便利なツールがあります。
どんなツールなのか、特徴を以下にまとめてご紹介しましょう。
| 名刺管理ツール | 名刺の情報を一元管理 |
| グループウェア | メールやチャット、スケジュール管理、ファイル共有など |
| メッセージングアプリ | チームやプロジェクトごとにチャンネルを作成して情報共有 |
| 請求書作成ツール | 営業に関連する書類の発行、管理 |
| 受注管理システム | 受注・納品のプロセスを一元管理 |
名刺管理ツール
名刺をデータ化することで紛失の心配がなくなり、名刺の束から探す手間が省けるのが利点です。
また、名刺管理ツールと連携して社内で共有すれば、他部署の人脈も知ることができ、営業活動の幅が広がる可能性があります。
グループウェア
グループウェアとは、社内で情報やリソースを共有し、連携して作業するためのツールです。
グループウェアにはさまざまな機能がありますが、代表的なものは以下になります。
- 電子メール：チームメンバー間のメッセージングやドキュメントの共有
- スケジューリング：会議やイベントのスケジュール管理
- カレンダー：個人やチームの予定管理や共有
- タスク管理：プロジェクトや業務のタスクの割り当てや進捗管理
- ファイル共有：文書や画像、ビデオなどのファイルをチーム全体で共有
メッセージングアプリ
ビジネス向けに開発されたメッセージングアプリと連携すると、情報共有やコミュニケーションがスムーズになります。
チャンネルやグループチャット機能を使うことで、個人間のチャットだけでなく複数の相手とのやり取りが可能です。
請求書作成ツール
請求書作成ツールと連携することで、各種書類発行などの事務作業を効率化することは重要です。
請求書作成ツールには、取引先や品名を選択するだけで書類を作成できたり、見積書から請求書へと簡単に作り変えることができたり、大変便利な機能が備わっています。
SFAツールと連携して活用すれば、事務作業にかかる時間を削減できるに違いありません。
受注管理システム
SFAツールと受注管理システムを連携させることで、顧客とのやり取りや提案状況、獲得した取引が迅速に受注管理システムに反映されます。
連携されたデータを活用することで顧客の傾向や需要予測を行うことができるので、需要の予測精度が向上し、在庫管理や生産計画の最適化が可能になります。
『Sales Crowd』なら、SFA、CRM、MAやその他の機能を兼ね備えているので、後から連携する手間もなくご利用いただけます。
営業活動を支援するツールとして多数の企業に取り入れられており、業績をあげています。
SFAツールの導入前のチェックポイント
SFAツールを導入する前に考慮すべき重要なチェックポイントは、以下の通りです。
- 導入目的は明確か？
- 予算は決まっているか？
- 使いたい機能のイメージはあるか？
- おおよその導入スケジュールは決まっているか？
- 導入後の運用体制をイメージできているか？
導入する前にしっかりチェックをしておかないと、思わぬ失敗につながってしまう恐れがあります。
実際に「欲張って機能をつけた結果、入力項目が膨大になり時間のロスになった」「個々のITリテラシーやスキルに差があり運用が定着しない」といった声も聞かれます。
こういった事態にならないように、チェックすべきポイントについて確認していきましょう。
導入目的は明確か？
SFAツールを導入する目的として代表的なものは以下3つがあげられます。
- 営業情報の管理（効率化）
- ノウハウの蓄積と標準化（脱属人化）
- 売上の向上（最終目的）
効率化をはかり脱属人化を目指した結果、売上向上という最終目的を達成する、というように筋道を立てて進めていくことが必要です。
この目的を社内で周知し、SFAツールの導入による課題点、得られる利益やメリットについて共有することで社内全体が導入を前向きにとらえられるでしょう。
そして最終目的を達成するために具体的な数値を決める事も重要になります。
なぜなら、ゴールがはっきりしていることでやるべき施策が明確になるからです。
例えば売上前年比20％アップ、あるいは具体的な金額を設定したとします。
そのために商談成功率の改善が何%必要であり、どんな提案をすれば確度の高いアプローチになり受注につながるのかを分析する必要がある、ということが見えてきます。
逆に、具体的な目標値が定まっていないと入力するデータ自体も曖昧になりやすく、正確なデータを基にした分析は不可能です。
以上のことから、SFAツールを導入する目的や目標を明確に定義することはやるべき施策が明確になるので、成功の鍵となると言えます。
予算は決まっているか？
SFAツールを導入するにあたり、予算を決めておくことは非常に重要です。
予算によって初期費用やランニングコストの上限が決まってしまうためです。
SFAツール導入にかかる総費用は、ライセンス費用や導入コンサルティング費用、カスタマイズや開発にかかる費用、トレーニングやサポートにかかる費用などが含まれます。
SFAツールは、営業に関するあらゆるデータを集めて蓄積することが前提で効果を発揮するシステムのため、運用期間は長期にわたることが必至です。
そのため、自社の課題や必要な機能をあらかじめ確認しつつ、予算内におさまるかどうか検討することが成功のポイントになってきます。
また、将来的に必要になった時にグレードアップしても余裕があるかどうかも含めて考えていきましょう。
さらに、予算の確定だけでなく資金調達の計画も重要です。
予算の範囲内でプロジェクトを実施するためには、予算調達の計画を立てて資金を適切に確保できるようにしましょう。
使いたい機能のイメージはあるか？
SFAツールの機能は幅広く、主な管理機能以外にも他ツールとの連携によって得られる機能もあります。
大きくまとめると次のような機能が挙げられます。
- 管理機能（顧客情報、営業活動、見込案件、スケジュール・タスクなど）
- データ集計・分析（売上予測）
- 書類作成（見積書、請求書、納品書など）
- 受注管理
- コミュニケーション（メール、チャット）
導入目的を明確にすることで、これらの多岐にわたる機能の何が必要なのかが分かってくるでしょう。
これらの機能は、実際に使用する営業担当の意見を取り入れることも大切です。
株式会社大塚商会が2018年に行った「営業100人に聞きました！ 正直、SFAってどうですか？ _ 大塚商会」アンケートによると、おおよそ8割がSFA導入後に満足していると回答しています。
回答者たちに、満足している点と不満に思っている点について調査した結果は以下の通りでした。
“SFAに満足している人に、どういった点が最も満足しているかを伺ったところ、「必要な情報が分かりやすくなった（39.8％）」、「社内コミュニケーションが取りやすくなった（30.7％）」、「業務の進捗が分かりやすくなった（27.3％）」と続きました。”
“最も不満を感じる要因となったのは、「改善したい問題に即した機能がない」という意見で、実に30.4％もの人が選びました。次いで「業務の手間が増えた」という意見が26.1％と多く、「機能を活用しきれない」「操作が複雑」という、SFAを使いこなせないという意見が21.7％と同率で続きました。”
出典：営業100人に聞きました！ 正直、SFAってどうですか？ _ 大塚商会
まとめると、顧客管理や売上管理機能についてはおおむね満足しており、不満点としては現状の改善に必要な機能に過不足がある、ということのようです。
これらを踏まえると、事前に入念な聞き取りをしてどのような機能が必要とされるのか把握する事が大切だと言えます。
また、最初から沢山の機能をつけるのではなく、まずは機能を最低限に絞って導入し、慣れてから追加していくとスムーズにいく場合もあるでしょう。
おおよその導入スケジュールは決まっているか？
SFAツールの導入目的や予算、必要な機能のイメージが固まったら、自社に適したSFAツールの導入に向けてのスケジュールについて考えていきましょう。
一般的な企業の導入スケジュールは、以下のようになります。
1.調査と計画
- 現行の営業プロセスとツールを評価し、改善の余地やニーズを特定
- SFAツールのベンダー比較や評価を行い、最適なツールを選定
- 導入目標やスケジュールを策定し、プロジェクトの計画を立てる
2.カスタマイズと設定
- 選定したSFAツールをカスタマイズし、自社のニーズに合わせて設定
- データの移行や統合を行い、既存のデータを新しいシステムに取り込む
- 社員教育を実施しシステムの使い方を周知
3.試験と調整
- 導入されたSFAツールを実際の環境でテストし、機能やパフォーマンスの問題がないか確認
- ユーザーからのフィードバックを収集し、必要に応じてシステムを調整
4.現場への展開
- 調整が完了したら、SFAツールを現場に展開
- ユーザーの引継ぎとサポート体制の確立
5.モニタリングと改善（継続）
- SFAツールの運用をモニタリングし、問題や課題を定期的に評価
- ユーザーからのフィードバックを活用してシステムの改善や追加機能の導入を行う
ツール導入前のチェックからシステムの定着までには、一般的に数か月かかることが分かります。
カスタマイズを希望する場合は、内容によってスケジュールや費用が変わってくる可能性もあります。SFAツールの運用開始のタイミングに合わせて、余裕をもってスケジューリングしましょう。
導入後の運用体制をイメージできているか？
SFAツールは定期的にモニタリングをして改善したり、ユーザーへのフォローをしたりする必要があります。
継続してSFAツールを運用していくためには、この運用体制がきちんとイメージできているか確認しましょう。
具体的には以下のような点をポイントとして考えます。
1.SFA運用についての役割分担を決めておく
2.顧客情報などの入力内容、入力や更新のタイミングなどを定義する
3.誰が見ても理解できるようなマニュアルを作成する
4.トラブル時に対処できるよう専任の支援担当者を決めておく
SFA運用についての役割分担では、以下のことを決めておくと導入後の運用がスムーズです。
- システムの日常的な管理や設定変更、ユーザーアカウントの管理など
- データの品質管理を行い、データの整合性や正確性を確保
- ユーザーからのフィードバックを積極的に収集し、システムの改善や追加機能の提案
以上の内容から運用体制として大切なことは、誰が何をするのか、どのような内容をいつ入力するのか、具体的な手順、トラブル時はどこに問い合わせるのか、について明確にすることであると言えます。
これらの要素を組み合わせることで、SFAツールの効果的な運用体制が構築できるでしょう。
SFAツール選びのポイント
ここまで、SFAツールの機能やメリット、導入前にチェックすべきことについて解説しました。
では、自社の課題に合ったツールを選ぶにはどのような点に気を付ければ良いのでしょうか。
SFAツールの種類は数多くあるため、以下3点のポイントを選定の基準として考えていきましょう。
- 自社に必要な機能がそろっているか
- 操作が簡単か
- 導入後のサポート体制が整っているか
1つずつ詳しくご説明します。
自社に必要な機能がそろっているか
SFAツールを選ぶ際のポイントは多岐にわたりますが、自社に必要な機能が十分に揃っているかどうかを確認することが重要です。
必要とされる可能性の高い機能としては、以下のようなものが挙げられます。
- ビジネスの要件に適した機能を含んでいるかを確認する
顧客情報管理、営業活動管理、見込案件管理など、自社に必要な機能が備わっていることが重要。 - SFAツールがカスタマイズ可能であるかどうかを調査する
自社の要望に応じて、カスタムフィールドやワークフローの調整が後々可能かどうかを確かめることが重要。 - モバイル端末に対応しているかどうかを検討する
現代のビジネスでは、モバイルからのアクセスが不可欠のため、モバイルアプリやWebアクセスが可能かどうかを確認する。 - 他のツールやビジネスアプリケーションとの統合性が高いかどうかを確認する
CRMやMA、メールなどとのシームレスな統合が可能かどうかがポイント。 - セキュリティ対策は万全か
顧客データや取引情報などの機密性を保護するために、適切なセキュリティ対策が実施されていることが重要。
まとめると、SFAの主要な機能として顧客情報管理、営業活動管理、見込案件管理が充実しており、拡張性や連携によって機能の幅を広げられるツールの中から選べば失敗することは少ない、と言えるでしょう。
これらのポイントを確認することで、自社に最適なSFAツールを見つけることができます。
操作が簡単か
SFAツールを選ぶ際の重要なポイントの1つに、操作が簡単かどうかがあります。
多機能なSFAツールを導入したとしても、操作が煩雑だと敬遠されてしまい定着しづらくなってしまいます。
SFAツールへのデータ入力は、営業活動の効率化とノウハウの蓄積・標準化をするために必要不可欠な作業です。
導入前のチェックポイントでもお伝えした通り、実際にツールを使用する営業担当が使いやすいかどうかを重視して選びましょう。
使いやすいと思われる条件とメリットは、以下の様な点が挙げられます。
- 操作が直観的でシンプル・・・生産性が向上する
- 機能や設定の調整が簡単・・・使いやすいようにカスタマイズできる
- 頻繁に使用する機能へのアクセスが簡単・・・主要な機能に素早くアクセスできることで、作業効率が向上する
操作画面がシンプルで簡単そうに見えると、新しいツールであっても抵抗を感じにくく、積極的に利用しようと思えるでしょう。
また、ツールによっては無料期間やデモ版を設けている場合もあるので、本採用前に試してみるのもおすすめです。
導入後のサポート体制が整っているか
SFAツールは導入して終わりではありません。
導入してすぐは、「この機能はどこにある？」「こんな場合はどうすれば良い？」など多くの疑問が生じると予想できます。
そんな時のために、SFAツールのベンダーサポートや支援体制が充実しているかどうかは、ツールを長期的に運用していく上でとても大切なポイントです。
ベンダーのサポートについて、どのような点をチェックすべきか考えてみましょう。
まず、問題が発生した際に即座に連絡を取ることができるサポートチャネルが提供されているかどうかが重要です。
受付時間は24時間体制なのか、または自社の営業時間内にサポートが受けられるかどうかも重要なので確認しておきましょう。
また、サポートを受ける際の料金についても、別料金がかかる可能性があるためチェックする必要があります。
無料の場合でも、対応がチャットのみなど手薄な場合もあるので要注意です。
最後に、サポート体制の品質や効果を評価するためのフィードバック機能があるかどうかも軽視できません。
ユーザーがサポートに対する意見や改善提案を提出できる仕組みがあれば、サービスの向上に期待できます。
つまり、サポート体制があること、料金と支援の範囲、フィードバックの有無について問題がなければ、SFAツール運用の適切なサポートが受けられると思って良いでしょう。
SFAツールの導入は営業支援システム「Sales Crowd」がおすすめ
営業活動を飛躍的に効率化・最適化できるSFAツール（営業支援ツール）について解説しました。
SFAツールは需要が高まっており、その種類も非常に増えてきています。
そんな中で自社にあったSFAツールをお探しでしたら、『Sales Crowd』がおすすめです。
Sales Crowdは、リスト作成〜アプローチ〜分析まで、営業活動に必要な機能を搭載したクラウド営業支援ツールです。
Sales Crowdの主な特徴は以下の通りです。
- 990万件以上の国内最大級の法人データベースから貴社にあったアプローチリストを作成！
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- リード情報を一元管理し、自動でリードナーチャリング！活動状況を半永久的に追跡
- 導入のサポートやクラウドワーカーの採用、スタッフの無料教育・品質管理も無料でサポート！
Sales Crowdを提供している株式会社Sales Crowdの親会社である株式会社アイドマ・ホールディングスは、2008年より営業支援事業を展開しており、数千社に渡る企業の営業支援を実施した圧倒的な実績とノウハウがあります。
導入後の企業の感想も「お客様といかにつながっていくかが重要な課題となるが、アイドマの営業支援は、お客様との信頼関係をつくり、維持するための強力なバックアップになる」と好評です。
Sales Crowdは無料デモ版もありますので、ぜひご検討の上お試しください。