【最終更新日：2021年6月3日】
再発令された緊急事態宣言とともに、オンラインでの会議・商談という機会も再び増えてきたのではないでしょうか？
対面では起こりえない、オンライン独特のトラブルを５つまとめてみました。
大事な商機を逃さないために、是非最後までご覧ください。
オンライン会議での音声トラブル5選
１．声が相手に届いていない
その声、相手に届いていますか？よくあるトラブルの代表格です。
対面では絶対に起こりえないのに、オンラインだとよく起こりますね。
相手に声が聞こえていなければ、会議や商談はなにも価値を生み出しません。
２．相手の声が聞こえない
その声、貴方に届いていますか？こちらもトラブルの代表格です。
対面では聞こえてないなんてこと、起こらないですよね。
相手の声が聞こえない時は、自身に問題が無いか必ず確認しましょう。
３．周囲の音がうるさくて聞こえない(or相手に声が届かない)
必ずしもベストな環境でオンライン会議に臨めるとは限りません。
騒音が入り混じる環境での会議をしなければならない事態になるかもしれません。
相手の声が聞き取りづらかったり、こちらの声がかき消されたり。
これでは音が入っていなかったり聞こえなかったりと変わりません。
４．システム音まで相手に聞こえている
相手に聞こえている音、それはあなたの声”だけ”ですか？
うっかりパソコンのシステム音、入ったりしてませんか？
通知音が入っていたり、意図しないバックグラウンドの音楽が流れていては、大切な会議が台無しになるでしょう。
５．マイクにノイズが入ってしまう
ちゃんとした声が相手に届いていますか？
声が小さい、声が途切れる、言葉の頭が入っていない。
音声のトラブルは数あれど、”声にノイズが入ってしまう”
相手に一番不快感を与えるトラブルです。
トラブル回避のポイント
先ほど紹介したトラブルは、どれか一つあるだけでもオンラインでの会議や通話は成り立ちません。
それでは一体どのように対策を立てていけばよいのでしょうか？
今回は主にハード面やシステム面で、原因を解決していく一例をあげさせていただきます。
１．マイク設定を確認する
自身の声が入っていない時は一つずつ見ていきましょう。
・Zoom側での音声認識はあるか？
→マイクのテストを押して確認
→マイクの入力レベルを確認
→音量を確認
・システム側での音声認識はあるか？
→使用する予定のデバイスの認識があるかを確認
→マイクをモニターして、音声が聞こえるかを確認
→システム側の音量を確認
２．スピーカーの設定を確認する
相手の声が入っていない時も一つずつ見ていきましょう。
・Zoom側での音声認識はあるか？
→スピーカーのテストを押して確認
→スピーカーの出力レベルを確認
→音量を確認
・システム側での音声認識はあるか？
→使用する予定のデバイスの認識があるかを確認
→スピーカーをテストして、音声が聞こえるかを確認
→システム側の音量を確認
３．周囲の音が入らないようにする工夫
・環境音が影響して会議の音が聞き取りづらい
→ノイズキャンセリングの機能がついたデバイスを使用する
ノイズキャンセリングとは周囲の雑音・環境音に対して相殺する音を出すことです。
この機能が搭載されたイヤホンやヘッドホンでは、目的の音をはっきりと聞くことができます。
・環境音が影響して雑音がマイクに入ってしまう
→指向性マイクを使用する
指向性マイクとは音声が入ってくる方向を限定的にすることで、目的の音以外を拾わないようにできるマイクです。
４．相手にどのように聞こえているかをモニターする
オンライン会議で使用するツールで設定できるマイクとは、形としてのマイクだけではないということはご存知でしょうか？
ステレオミキサーという機能で、自身が出力している音をマイクの音として、入力する機能があります。
システムの音が入ってしまうときはこの機能がONになっていないか、この機能が選択されていないか要確認です。
また、イヤホンやヘッドホンからの音漏れによるアナログなエラーや、携帯などからの通知音が入ってしまうことは注意しましょう。
大事な会議の前には不要な通知は一括で切っておくのもオススメです。
５．マイクにノイズが入る際の確認事項とその対策
設定を変えたりもしてみたが、どうしてもノイズが入ってしまう。
「マイクを買い替えなければ…」諦める前に見てください。
マイクにノイズが入るときの原因に”端子の汚れ”があります。
汚れによってデータの伝送が上手くいかなくてノイズがはいってしまうんですね。
この場合だと”接点復活材”を使用して清掃をすると治ることがあります。
挿入口の埃もノイズの原因になりますので、エアダスター等で対処できるようにしておきたいですね。
トラブル時の対応を事前に決めておく
トラブルはどんなに対策を講じても起こることはあります。
しかし、トラブルが起こるタイミングは変えることができる場合が殆どです。
会議の前にチェックをすることで、会議中にトラブルが起こるか会議前にトラブルが起こるか。
会議前に起きたトラブルに対してどう対処するか、準備のポイントを教えます。
１・周辺機器は予備を必ず用意しておく
入力装置、出力装置の予備は用意しておくのがベストです。
イヤホンやヘッドホン、マイクも予備があるといいですね。
また、普段私用で使っているものが使用できるかあらかじめ確認しておくのもいいと思います。
通信環境にも同様です。
今お使いの通信は固定回線ですか？それともテザリング通信ですか？
トラブルが起きた場合を想定して２つの手段は確保しておきたいです。
２．原因を特定して何が悪いかをはっきりさせる
トラブルが起きた時に原因を突き止めるためのフローを考えておきましょう。
予備のノートパソコン等があればマイクやスピーカーをテストすることで、システムの問題かハードの問題かは大体判別できます。
また、マイクやスピーカーのテスト機能は忘れずに使用してチェックすることも、トラブルの原因を追究するのによい方法です。
原因を突き止めることで、解決することはもちろん、予防をすることもできます。
３．原因を解決できる方法を予め調べておく
いざトラブル…そんな時に解決できる術がなければ非常に困りますよね。
汚れによるトラブルを解決できる接点復活材・エアダスター
ハードによるトラブルを解決できる予備のイヤホンやマイク
環境によるトラブルを解決できるノイズキャンセリングや指向性の機能
想定できるトラブルに対して、どのような対処を行えばいいか？
予めの準備は大切です。
４．会議の前には必ずチェックを行う
準備を終えてさぁ、いざ会議！ではなく、本番前のテストは必ず行いましょう。
マイクのモニターテストやスピーカーのテスト、映像を使用するのであればそれらも確認が必要です。
大事なのはトラブルが起った後の対処と事前チェックです。
ここまでご覧いただいてどうでしょうか。
今一度自身のオンライン環境を見直して、オンラインでの業務をより有意義で内容の良いものを目指していただけたらと思います。
